سیستم مدیریت مستندات (Document Management System - DMS) ابزاری نرم‌افزاری است که برای سازماندهی، ذخیره‌سازی، بازیابی و مدیریت اسناد دیجیتال طراحی شده است. این سیستم به کاربران امکان می‌دهد اسناد را به صورت امن ذخیره کرده، دسترسی‌ها را کنترل کنند و فرآیندهای مرتبط با ویرایش، اشتراک‌گذاری و بایگانی را بهینه‌سازی نمایند. داکیومنت منیجمنت سیستم‌ها معمولاً شامل ویژگی‌هایی مانند جستجوی پیشرفته، نسخه‌بندی اسناد، ثبت تاریخچه تغییرات، و امکان همکاری تیمی هستند. با استفاده از این سیستم‌ها، بهره‌وری سازمانی افزایش یافته، هزینه‌های مرتبط با کاغذبازی کاهش می‌یابد و همچنین امنیت اطلاعات بهبود می‌یابد.
نکته‌ای که نباید فراموش کنید این است که این ماژولی که مستند شده کاملا مربوط به ماژول dms از تیم oca هست. ممکن هست که شما از نسخه پولی اودوو استفاده کنید. در این حالت ماژول مدیریت اسناد متفاوت خواهد بود.
در ادامه، اجزای اصلی و ویژگی‌های DMS را توضیح می‌دهیم:
1. تعریف و اهداف اصلی DMS
- تعریف: یک سیستم دیجیتال برای ذخیره، ردیابی، و مدیریت اسناد در یک پایگاه داده متمرکز.
- اهداف اصلی:
- بهبود دسترسی به اسناد.
- کاهش هزینه‌های چاپ و بایگانی کاغذی.
- افزایش امنیت اسناد و کنترل دسترسی.
- ایجاد سازگاری با قوانین و مقررات (Compliance).
2. اجزای کلیدی سیستم مدیریت اسناد
-
ذخیره‌سازی (Storage):
- ذخیره‌سازی اسناد دیجیتال با فرمت‌های مختلف (PDF، Word، Excel، تصاویر و غیره).
- مدیریت فضا و دسته‌بندی فایل‌ها.
-
بازیابی (Retrieval):
- قابلیت جستجوی سریع و پیشرفته از طریق کلمات کلیدی، تاریخ، یا فیلترهای دیگر.
-
مدیریت نسخه‌ها (Version Control):
- امکان نگهداری نسخه‌های مختلف از یک سند.
- پیگیری تغییرات و ویرایش‌های انجام‌شده.
-
کنترل دسترسی (Access Control):
- تعیین سطح دسترسی برای کاربران.
- حفظ امنیت و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز.
-
یکپارچه‌سازی (Integration):
- اتصال به سیستم‌های دیگر مانند ERP، CRM یا ابزارهای همکاری.
-
مدیریت جریان کار (Workflow Management):
- ایجاد فرآیندهای کاری اتوماتیک برای بررسی، تأیید و انتشار اسناد.
-
امضای دیجیتال و تأییدیه‌ها:
- افزودن امضای دیجیتال برای تایید اعتبار و امنیت اسناد.
3. مزایای استفاده از DMS
-
صرفه‌جویی در هزینه‌ها:
- کاهش استفاده از کاغذ، پرینتر و فضای بایگانی فیزیکی.
-
بهبود کارایی:
- دسترسی سریع‌تر به اسناد و کاهش زمان انجام کارها.
-
امنیت بالا:
- رمزنگاری و مکانیزم‌های کنترل دسترسی پیشرفته.
-
یکپارچگی و همکاری:
- تسهیل همکاری تیمی با امکان ویرایش همزمان و به اشتراک‌گذاری اسناد.
-
سازگاری با قوانین:
- رعایت استانداردهای قانونی مرتبط با حفظ داده‌ها و اسناد.
4. چالش‌ها و معایب احتمالی
-
هزینه اولیه پیاده‌سازی:
- نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه برای نرم‌افزار، سخت‌افزار و آموزش.
-
پیچیدگی فنی:
- نیاز به مهارت فنی برای مدیریت و نگهداری سیستم.
-
امنیت در برابر حملات سایبری:
- احتمال هک یا از دست دادن اطلاعات در صورت ضعف در امنیت.
-
مقاومت در برابر تغییر:
- کاربران ممکن است در ابتدا با تغییر سیستم سنتی به دیجیتال مشکل داشته باشند.
5. کاربردها
- سازمان‌های دولتی: مدیریت آرشیوهای عظیم اسناد.
- شرکت‌های حقوقی: پیگیری اسناد حقوقی و قراردادها.
- بخش سلامت: نگهداری پرونده‌های بیماران.
- آموزش و پرورش: مدیریت مدارک دانشجویان و اساتید.
- بانک‌ها و بیمه‌ها: بایگانی مدارک مشتریان.
روش راه اندازی ماژولdmsدر زیر با رسم شکل نمایش داده شده است.
- منوی ماژول‌ها را کلیک می‌کنیم.
- ماژول اسناد را انتخاب می‌کنیم.
- منوی اسناد انتخاب شده در بالای صفحه را مشاهده می‌کنیم.
- دایرکتوری‌ها را از منوی بالا انتخاب می‌کنیم.
- گزینه جدید را انتخاب می‌کنیم.
- نام دایرکتوری جدید را وارد می‌کنیم به طور مثال(نامه‌ها)
- دایرکتوری والد را مشخص می‌کنیم
- می‌توانیم دسته بندی برای دایرکتوری‌ها تعیین کنیم.
- می‌توانیم برای دایرکتوری‌ها برچسب مشخص کنیم.
- گروه‌ها را انتخاب می‌کنیم.
- افزودن یک سطر جدید را کلیک می‌کنیم.
- ذخیره می‌کنیم.
- از ایجاد کردن این دایرکتوری منصرف می‌شویم.
- نام دایرکتوری را می‌نویسیم.
- دایرکتوری ریشه است را اگر انتخاب کنیم دیگر نیازی به دایرکتوری والد نیست.
- منبع ذخیره را وارد می‌کنیم
- می‌توانیم برای دایرکتوری دسته بندی ایجاد کنیم.
- می‌توانیم برای دایرکتوری برچسب ایجاد کرد.
- گروه ها را انتخاب می‌کنیم.
- افزودن یک سطر را انتخاب می‌کنیم.
- ذخیره می‌کنیم.
- رد می‌کنیم.
- گروه را انتخاب می‌کنیم.
- گروه جدید را می‌سازیم.
- بستن گروه را انجام می‌دهیم.
- نام گروه را می‌نویسیم به طور مثال نامه‌های اداری.
- در بخش تنظیمات تمام دسترسی‌ها را تیک می‌زنیم.
- کاربران بی‌واسطه را انتخاب می‌کنیم.
- به طور تنظیمات اولیه ادمین وجود دارد که به همه دایرکتوری‌ها دسترسی داشته باشد
- اما می‌توانیم یک کاربر دیگر هم اضافه کنیم در این قسمت با اضافه کردن کاربر جدید در واقع دسترسی به اسناد گذاشته شده در این دایرکتوری را به او می‌دهیم اما اگر کاربری را اضافه نکنیم آن کاربر قابلیت و دسترسی به دیدن دایرکتوری ایجاد شده را نخواهد داشت.
- ذخیره و بستن را کلیک می‌کنیم
- ذخیره و جدید را می‌زنیم که یک گروه دیگر هم به این دایرکتوری ایجاد شده اضافه شود.
- می‌توانیم اگر منصرف شدیم از ایجاد یک گروه جدید رها کردن را کلیک کنیم.
- از منوی بالا اسناد را مشاهده می‌کنیم.
- از منوی بالا پرونده‌ها را انتخاب می‌کنیم.
- روی گزینه جدید کلیک می‌کنیم.
- نام پرونده را وارد می‌کنیم.
- دایرکتوری که می‌خواهیم برای این پرونده قراردهیم را وارد می‌کنیم که چه اشخاصی ببینند چه اشخاصی نبینند.
- می‌توانیم برای پرونده‌ها دسته بندی جدید ایجاد کنیم.
- می‌توانیم برای پرونده برچسب جدید ایجاد کنیم.
- ذخیره می‌کنیم.
- برای ایجاد پرونده جدید اگر منصرف شدیم رها شدن را می‌زنیم.
نکته: در مواقعی که دایرکتوری را ایجاد می‌کنیم در واقع در بخش گروه ها داریم دسترسی کاربران را تعیین می‌کنیم اگر پرونده ای را ایجاد می‌کنیم که علاوه بر ادمین کاربر مورد نظر هم دسترسی داشته باشد این قابلیت حذف و ویرایش را کاربر هم دارد که تغییرات را ایجاد کرده و ذخیره کند و باید توجه داشت با ایجاد هرگونه تغییرات به اسم شخص تغییر دهنده لاگ می‌خورد.
نکته: قبل از همه این موارد باید به کاربران متفاوت در بخش تنظیمات دسترسی مربوط به خودشان را اعمال کرد اگر دسترسی نداشته باشند کلا داکیومنت منیجمنت سیستم را نمی بینند اگر کاربر باشند می‌توانند مشاهده کنند اگر مدیر باشند می‌توانند کلا همه موارد را ببینند و تغییرات را ایجاد کنند.
نتیجه‌گیری
سیستم مدیریت اسناد (DMS) راهکاری کارآمد برای مدیریت دیجیتال اسناد در سازمان‌هاست. با توجه به رشد حجم داده‌ها و اهمیت امنیت و دسترسی سریع به اطلاعات، استفاده از DMS می‌تواند کارایی سازمان‌ها را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش دهد. با این حال، برای موفقیت در پیاده‌سازی آن، باید به آموزش کاربران، امنیت سیستم، و انتخاب نرم‌افزار مناسب توجه ویژه‌ای داشت.
سیستم مدیریت اسنادdms