سیستم مدیریت مستندات (Document Management System - DMS) ابزاری نرمافزاری است که برای سازماندهی، ذخیرهسازی، بازیابی و مدیریت اسناد دیجیتال طراحی شده است. این سیستم به کاربران امکان میدهد اسناد را به صورت امن ذخیره کرده، دسترسیها را کنترل کنند و فرآیندهای مرتبط با ویرایش، اشتراکگذاری و بایگانی را بهینهسازی نمایند. داکیومنت منیجمنت سیستمها معمولاً شامل ویژگیهایی مانند جستجوی پیشرفته، نسخهبندی اسناد، ثبت تاریخچه تغییرات، و امکان همکاری تیمی هستند. با استفاده از این سیستمها، بهرهوری سازمانی افزایش یافته، هزینههای مرتبط با کاغذبازی کاهش مییابد و همچنین امنیت اطلاعات بهبود مییابد.
- منوی ماژولها را کلیک میکنیم.
- ماژول اسناد را انتخاب میکنیم.
- منوی اسناد انتخاب شده در بالای صفحه را مشاهده میکنیم.
- دایرکتوریها را از منوی بالا انتخاب میکنیم.
- گزینه جدید را انتخاب میکنیم.
- نام دایرکتوری جدید را وارد میکنیم به طور مثال(نامهها)
- دایرکتوری والد را مشخص میکنیم
- میتوانیم دسته بندی برای دایرکتوریها تعیین کنیم.
- میتوانیم برای دایرکتوریها برچسب مشخص کنیم.
- گروهها را انتخاب میکنیم.
- افزودن یک سطر جدید را کلیک میکنیم.
- ذخیره میکنیم.
- از ایجاد کردن این دایرکتوری منصرف میشویم.
- نام دایرکتوری را مینویسیم.
- دایرکتوری ریشه است را اگر انتخاب کنیم دیگر نیازی به دایرکتوری والد نیست.
- منبع ذخیره را وارد میکنیم
- میتوانیم برای دایرکتوری دسته بندی ایجاد کنیم.
- میتوانیم برای دایرکتوری برچسب ایجاد کرد.
- گروه ها را انتخاب میکنیم.
- افزودن یک سطر را انتخاب میکنیم.
- ذخیره میکنیم.
- رد میکنیم.
- گروه را انتخاب میکنیم.
- گروه جدید را میسازیم.
- بستن گروه را انجام میدهیم.
- نام گروه را مینویسیم به طور مثال نامههای اداری.
- در بخش تنظیمات تمام دسترسیها را تیک میزنیم.
- کاربران بیواسطه را انتخاب میکنیم.
- به طور تنظیمات اولیه ادمین وجود دارد که به همه دایرکتوریها دسترسی داشته باشد
- اما میتوانیم یک کاربر دیگر هم اضافه کنیم در این قسمت با اضافه کردن کاربر جدید در واقع دسترسی به اسناد گذاشته شده در این دایرکتوری را به او میدهیم اما اگر کاربری را اضافه نکنیم آن کاربر قابلیت و دسترسی به دیدن دایرکتوری ایجاد شده را نخواهد داشت.
- ذخیره و بستن را کلیک میکنیم
- ذخیره و جدید را میزنیم که یک گروه دیگر هم به این دایرکتوری ایجاد شده اضافه شود.
- میتوانیم اگر منصرف شدیم از ایجاد یک گروه جدید رها کردن را کلیک کنیم.
- از منوی بالا اسناد را مشاهده میکنیم.
- از منوی بالا پروندهها را انتخاب میکنیم.
- روی گزینه جدید کلیک میکنیم.
- نام پرونده را وارد میکنیم.
- دایرکتوری که میخواهیم برای این پرونده قراردهیم را وارد میکنیم که چه اشخاصی ببینند چه اشخاصی نبینند.
- میتوانیم برای پروندهها دسته بندی جدید ایجاد کنیم.
- میتوانیم برای پرونده برچسب جدید ایجاد کنیم.
- ذخیره میکنیم.
- برای ایجاد پرونده جدید اگر منصرف شدیم رها شدن را میزنیم.
نکته: در مواقعی که دایرکتوری را ایجاد میکنیم در واقع در بخش گروه ها داریم دسترسی کاربران را تعیین میکنیم اگر پرونده ای را ایجاد میکنیم که علاوه بر ادمین کاربر مورد نظر هم دسترسی داشته باشد این قابلیت حذف و ویرایش را کاربر هم دارد که تغییرات را ایجاد کرده و ذخیره کند و باید توجه داشت با ایجاد هرگونه تغییرات به اسم شخص تغییر دهنده لاگ میخورد.
نکته: قبل از همه این موارد باید به کاربران متفاوت در بخش تنظیمات دسترسی مربوط به خودشان را اعمال کرد اگر دسترسی نداشته باشند کلا داکیومنت منیجمنت سیستم را نمی بینند اگر کاربر باشند میتوانند مشاهده کنند اگر مدیر باشند میتوانند کلا همه موارد را ببینند و تغییرات را ایجاد کنند.
سیستم مدیریت اسنادdms