در دنیایی که بهرهوری عامل مهمی برای پیشرفت است، چگونه می‌توانیم بهرهوری شرکت و گروه خود را افزایش دهیم؟ بهرهوری شرکت و گروه به‌معنای آن است که بتوانیم از یک زمان معین، حداکثر خروجی و نزدیک شدن به هدف را به دست آوریم. اگر گروه و یا شرکتی را اداره می‌کنید، باید بتوانید عواملی که شما را از رسیدن به هدف دور می‌کند و یا مسائل ناگهانی و پیش‌بینی‌نشده که در جریان کار ایجاد می‌شود را در محیط خود مدیریت کنید. در این مقاله با ما همراه شوید تا هشت روش مهم برای افزایش بهرهوری را با شما به اشتراک بگذاریم و به شما نشان دهیم چطور با استفاده از نرم فازار سازمانی آنلاین ویراوب۱۲۳ آن را مدیریت کنید.
ویراوب۱۲۳ یک نرم افزار سازمانی مبتنی بر اودوو است که در حال حاضر نسخه ۱۶ آن معرفی شده است. نسخه‌های ۱۵ و ۱۴ در حالت پشتیبانی است و توسعه جدید ندارند.
بهرهوری در یک گروه و شرکت چیست؟
همه مدیران می‌دانند که میزان بهرهوری در محل کار چقدر اهمیت دارد. اما مسئله این است که افزایش بهرهوری بسیار پیچیده است و افراد محدودی موفق به انجام این کار می‌شوند. گرچه تعریف بهرهوری می‌تواند برای هر گروه بسیار متفاوت باشد اما عموما بهرهوری در محل کار با اینکه چگونه کارمندان وظایف یا کارهای محوله‌شان را به‌طور کارآمد انجام دهند به صورت مستقیم در ارتباط است.
بهرهوری و ارتباط آن با کارهای محول شده به کارمندان صرفا به‌معنای این نیست که اگر دیروز دو کار انجام دادید امروز سه کار انجام دهید. بهرهوری چیزی فراتر از تحویل سهمیه‌های کاری است. بهرهوری با کیفیت همراه است. اما می‌خواهم بگویم اگر کارها به درستی و در زمان مشخص شده انجام شود به صورت مستقیم در بهرهوری اثر خواهد داشت.
بااین‌حال، بهرهوری در محل کار چیزی نیست که بتوان به‌راحتی به آن دست یافت. حتی شرکت‌ها باتجربه بر این باور هستند که نرخ بهرهوری پایین مانعی برای موفقیت است و باید تا جای ممکن آن را حل کرد. عوامل زیادی وجود دارد که مانع بهرهوری می‌شود و شاید بتوان گفت تعداد کارهای انجام شده کارکنان نیز یکی از این موارد باشد. در مقام یک مدیر تجاری، باید از این موانع آگاه باشید تا بتوانید قبل از آنکه بر عملکرد شرکت تا ثیر بگذارند، با آنها مقابله کنید.
۸ روش مهم برای افزایش بهرهوری شرکت‌ها، گروه‌ها و تیم‌های استارت‌آپ
چگونه بهرهوری تیم استارت‌آپ را در محل کار افزایش دهیم؟ روش‌های زیادی برای این کار وجود دارد. در این مقاله به ۸ روش رایج و موثر را برای افزایش بهرهوری استارت‌آپ‌ها معرفی می‌کنیم. بیایید باهم آنها را بررسی کنیم.
برگزاری جلسات
برگزاری جلسات روزانه مزایای زیادی دارد. کیفیت ارتباطات و تعامل کار تیمی را افزایش می‌دهد. بااین‌حال، برخی از مدیران استارت‌آپ‌ها، آن را وقت‌گیر می‌دانند و به آن توجه نمی‌کنند. درصورتی‌که، بیشتر این جلسات را می‌توان به‌سادگی و با یک ایمیل ساده انجام داد. حتی می‌توان این جلسه را به صورت یک گروه گفت و گو و یا به صورت مجازی اجام داد.
در ویراوب۱۲۳ امکانات اودوو ۱۶ برای اجرای جلسه‌ها به صورت آنلاین در نظر گرفته شده که می‌توانید با استفاده از آن جلسه را برگذار کنید. علاوه بر این با استفاده از گروه‌های چت می‌توانید نتایج جلسه‌ها را برای تمام اعضا منتشر کنید تا یک یاد آوری برای انها باشد.
برگزاری جلسات کاری ضروری است، اما باید بتوانید ارزیابی کنید که کدام جلسه کاری اولویت بیشتری دارد و باید برگزار شود. استفاده از تقویم می‌تواند برای سامان دادن به جلسه‌ها به شما کمک کند و به شما یاد آوری کند که چه زمانی باید جلسه‌ها را اجرا کنید.
حذف عوامل مخل تمرکز و انگیزه
انگیزه چیزی است که کارکنان را به کار بیشتر و بهتر سوق می‌دهد. اگر کارکنان شما در محیط کاری باانگیزه هستند، مطمئناً تمرکز بیشتری بر انجام کارهایشان دارند و کار باکیفیت برایشان مهم است. اما اگر در محیط کار عواملی باشد که تمرکز تیم را برای رسیدن به هدف به‌هم بریزد یا انگیزه تیم را کاهش دهد، بهرهوری نیز کاهش می‌یابد.
بهتر است که مخل تمرکز را بیشتر توضیح دهم. در اینجا مخل تمرگز به این معنی است که تیم به جای اینکه برای رسیدن به اهدافی که شما تعیین کرده‌ای تلاش خود را برای رسیدن به اهداف دیگر بگذارند. به بیان دیگر تمرکز به روی اهداف مد نظر است نه تمرکزی که هر فرد در زمان انجام کار دارد.
استفاده از مدیریت پروژه و تعیین پارامترهای کارایی برای هر وظیفه و بازخورد مشتری می‌تواند قواعدی ناخواسته را ایجاد که تیم هدف خود را گم نکند و با تمرکز بیشتر روی اهداف از پیش تعیین شده کار کند.
و اما در مورد انگیزه، فرض کنید که شما در محیط کار یک پاداش برای موضوعی قرار داده‌اید که با اهداف سازمان هم خوانی ندارد. در این حالت شما خودتان با دست خودتان یک عامل حواس پرتی برای کارمندان ایجاد کرده‌اید و انگیزه کارمندان از انجام کارهای اصلی به سمت انجام کارهای حاشیه‌ای خواهد روفت.
استفاده از مکانیزم بازی سازی و تعیین اهداف شرکت به شما کمک می‌کند که نه تنها اهداف اشتباه رو ایجاد نکنید و اهداف سازمان را مدیریت کنید، بلکه بتوانید به سادگی انگیزه کارمندان برای رسیدن به اهداف تعیین شده را تقویت کنید. ما در ویراوب۱۲۳ ابزارهای مناسبی برای بازی سازی و تعیین اهداف سازمان فراهم کردیم که در این زمینه به شما کمک مند.
اولویت‌‌دادن به سلامت کارکنان
سازمان جهانی بهداشت همیشه بر این موضوع تاکید می‌کند که سلامت محیط کار، بهرهوری کارمندان را افزایش می‌دهد. توجه به سلامت نیروی کار می‌تواند روحیه و بهرهوری کارکنان را افزایش و خستگی ذهنی آنان را کاهش دهد.
شاید کلیشه‌ای باشد، اما سلامتی پادشاه است، به‌خصوص در کسب‌وکار. فرقی نمی‌کند كاركنان شما کارشان فیزیکی است یا فکری، باید سلامتشان در محیط کار تضمین شود. کارمندان شما، چه در خانه و مواقع دورکاری و چه در محل کار، باید از نور طبیعی، فضای کافی، هوای سالم، دمای مناسب و… برخوردار باشند. همچنین لازم است محیط کاری تاحدامکان کم‌تردد و بدون مزاحمت باشد.
ایجاد فرهنگ کاری اثربخش
داشتن فرهنگ کاری تاثیر بسزایی در بهرهوری تیم استارتاپ دارد و می‌تواند موجب موفقیت یا شکست یک استارتاپ شود. یک فرهنگ کاری خوب منجر به مشارکت بیشتر کارکنان و افزایش نتایج کسب‌وکار می‌شود.
وقتی می‌گوییم فرهنگ کاری اثربخش، منظورمان فقط فراهم کردن محیط کاری خوب یا مزایای شغلی نیست، بلکه منظورمان ارزش بخشیدن به تک‌تک اعضای تیم استارتاپ‌هاست. مدیران باید به اعضای تیم خود بفهمانند که چقدر حضورشان برای موفقیت استارتاپ ضروری است.
نکته دیگر اینکه دیدگاه‌های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید، اما نظر خود را به آنها تحمیل نکنید. فراموش نکنید هر کارمندی باید عضو ارزشمندی از تیم شما باشد. پس همیشه آنها را بپذیرید و حمایت کنید.
تهیه امکانات و تجهیزات استاندارد
بدون تجهیزات و امکانات مناسب، هیچ کارمندی نمی‌تواند مولد باشد. تجهیزات سالم از ضروریات استارتاپ‌هاست. بدون تجهیزات مناسب و استاندارد، کارمندان شما بهرهوری درستی نخواهند داشت. این امکانات بسته به نوع فعالیت استارتاپ‌ها متفاوت است. برای مثال، استارت‌آپ‌های حوزه فناوری به امکاناتی نظیر رایانه، انواع نرم‌افزار، فضای اداری و اینترنت پایدار و پرسرعت نیاز دارند.
تنظیم دستورالعمل‌های صریح و واضح
آیا می‌دانستید که عناوین شغلی و وظایف کاری مبهم و نامشخص استرس زیادی در کارمندان ایجاد می‌کند؟ درست است که در مراحل اولیه شروع به کار استارت‌آپ‌ها نامشخص‌بودن کارها تا حدودی عادی است، اما توجه داشته باشید که استرس بر حوزه‌های مختلف زندگی هر فردی اثرات ناخوشایندی می‌گذارد که به‌مرور باعث کاهش بهرهوری می‌شود! بنابراین، برای جلوگیری از این نوع نگرانی‌ها همیشه دستورالعمل‌های واضح و ساختارمندی ارائه دهید تا عملکرد و بهرهوری تیم در ایدئال‌ترین حالت خود باشد.
آموزش‌دادن
استخدام افراد متخصصان برای استارتاپ شما ضروری است. بااین‌حال، باید در نظر داشته باشید که هیچ متخصصی همه‌چیز را نمی‌داند. به‌جای جست‌وجوی غیرممکن، سعی کنید افرادی را استخدام کنید که بتوانند ذهن خود را بر روی اهداف استارت‌آپ معطوف کنند. تنها چیزی که آنها نیاز دارند، اراده و پشتکار است. تنها با پشتکار است که می‌توان مهارت‌های خود را توسعه داد. به‌این‌ترتیب، هم‌زمان با توسعه استارتاپ کارمندان شما نیز رشد می‌کنند.
با توجه به حوزه‌ای که در آن فعالیت می‌کنید، آموزش لازم را انتخاب کنید. البته گاهی لازم است مهارت‌های نرم و سخت را در کنار هم آموزش دهید. مهارت‌های سخت مانند زبان‌های برنامه‌نویسی، نرم‌افزار، تجزیه‌وتحلیل داده و… مهارت‌های نرم مانند ارتباط مؤثر، مهارت گوش دادن، همدلی و حمایت.
به تیم خود کمک کنید تا یاد بگیرند چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنند و چگونه احساسات و نظرات خود را به‌گونه‌ای بیان کنند که تاثیر منفی بر دیگران نداشته باشد. این کار موجب انسجام، گردش بهتر کار و افزایش بهرهوری تیم می‌شود.
ایجاد صمیمیت و صداقت کاری
یکی دیگر از عوامل تأثیرگذار، بر بهرهوری تیم استارتاپ‌ها، این است که اعضای تیم مشارکت صمیمی و صادقانه با یکدیگر دارند. تیم‌هایی که می‌دانند چگونه با یکدیگر ارتباط کاری برقرار کنند، در مقایسه با تیم‌هایی که نمی‌دانند، موفق‌تر هستند. علاوه بر مدیریت ارتباطات، شما باید ابزارهای ارتباطی کارکنان خود را فراهم کنید.
هیچ‌کس دیگر وقت ندارد تمام ایمیل‌های خود را بخواند و به آنها پاسخ دهد.
با افزایش انواع برنامه‌های چت و ویدئو، ایمیل‌ها کارکرد کمتری پیدا کردند و در حال منسوخ‌شدن هستند. سعی کنید یک ابزار ارتباطی مناسب برای تیم استارتاپ خود پیدا کنید تا به شما در بهبود ارتباطات داخلی و افزایش بهرهوری تیم کمک کند.
چگونه میزان بهرهوری تیم استارت‌آپ خود را پیگیری کنیم؟
تا اینجای مقاله به نکاتی اشاره کردیم که برای افزایش بهرهوری به آنها نیاز داشتیم. اما چطور میزان بهرهوری تیم استارت‌آپ خود را پیگیری کنیم؟ و چطور این کار را به صورت خودکار انجام دهیم.
ما در ویراوب ۱۲۳ تلاش می‌کنیم راهکارهای ارائه شده در اودوو ۱۶ را با اهداف شما سازگار کنیم و شما را در رسیدن به آنها یاری کنیم. استفاده از این ابزارها و راهکارها می‌تواند با فرآیندهای سازمان شما ترکیب شده و با کمترین سربار شما را برای رسیدن به هدف یاری کند.
مدیریت زمان اصلی‌ترین عامل افزایش بهرهوری است. برای بهرهوری بیشتر باید بدانید که چگونه زمان خود را مدیریت کنید. برای این کار می‌توانیم از ابزارهای مختلف که برای این منظور وجود دارد استفاده کنید. مثلاً از ماژول مدیریت پروژه برای برنامه ریزی کارها و پروژه‌ها، برای مدیریت جلسه‌ها و گفت گوها از ماژول تقویم، برای مدیریت ارتباطات کاری از گفت و گو و چت داخلی، با ماژول مدیریت اسناد سندها را مدیریت کنید و برای ردیابی زمان از سیستم گزارش گیری استفاده کنیم.
نکته دیگری که باید به آن توجه کنید این است که وظایف اعضای تیم خود را بر اساس فوریت و اولویت آن برچسب‌گذاری کنید.
برای اینکه کارها به‌اصطلاح گیر نکند و روند انجام کارها سرعت مناسبی داشته باشد، بهتر است آن‌هایی که فوری و درعین‌حال آسان هستند را به کارمندانی واگذار کنید که سرعت چندانی ندارند یا معمولا کارها را با تاخیر بیشتری آماده می‌کنند.
اغلب شرکت‌ها افزایش بهرهوری تیم خود را در محل کار یک معضل می‌دانند و فکر می‌کنند داشتن تیمی که بهره‌ور باشد و بتواند کارها را درست و سریع پیش ببرد سخت است.
مهم نیست ساختن تیمی که بهرهوری زیادی دارد چقدر دشوار است. مهم این است که برای داشتن آن اقدام کنید. بدیهی است که هر شروعی چقدر دشوار است. استارتاپ شما باارزش‌ترین دارایی شماست. اگر می‌خواهید کسب‌وکارتان رشد کند، باید مطمئن شوید بهرهوری در تیم شما روندی صعودی دارد.
متغیرهای زیادی وجود دارد که بر بهرهوری تیم استارت‌آپ‌ها تأثیر می‌گذارد. در این مقاله نکاتی را به شما ارائه دادیم که به کمک آن فرایند بهتری را برای اینکه بهرهوری تیم خود را افزایش دهید بگذرانید. چند ماژول و برنامه مناسب ویراوبی را هم به شما معرفی کردیم که بتوانید از آنها برای این مهم استفاده کنید.
بهرهوری تیم شما صرفاً با تجربه کاری آنها حاصل نمی‌شود و به عوامل متعددی بستگی دارد. بنابراین، سعی کنید این نکات و رویه‌ها و ابزارها را برای بهبود کلی محل کار خود اجرا کنید. از تیم خود مراقبت کنید و به آنها نشان دهید که برای آنها ارزش قائل هستید تا آنها نیز وفاداری خود را نشان می‌دهند و درازای آن بهترین کارشان را به شما تحویل دهند. به‌هرحال، یک تیم قوی، مهم‌ترین عامل برای رشد بیشتر کسب‌وکار شماست!
چگونه بهرهوری شرکت خود را افزایش دهیم؟ ویراوب ۱۲۳ و اودوو ۱۶ چه ابزارهایی را برای این کار به شما پیشنهاد می‌دهد