ERP چیست؟

اگر چیز زیادی درباره Erp و bpm نمی‌دانید، باید بگوییم هر دو این ابزارها یک هدف مشترک دارند و آن هم بالا بردن تولید و سود است. با این حال، این دو تفاوت‌هایی با هم دارند. بنابراین برای انتخاب بهترین‌ها که متناسب با اهداف سازمانی و نیازهای عملکردی شما باشد، بایستی با BPM و ERP آشنا باشید. ما قبلا مطلبی در خصوص چیستی سیستم‌های BPM منتشر کرده‌ایم که مطالعه آن می‌توانید شما را با مفهوم سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب و کار آشنا کند.

در این مقاله ضمن پاسخ به سوال erp چیست ، تفاوت‌های آن را با BPM نشان دهیم تا بتوانید انتخاب مناسب‌تری برای کسب و کار خود داشته باشید. اگر انتخاب مناسبی از بین این نرم‌افزارها انجام ندهید، زمان و پول زیادی هدر خواهد رفت. انتخاب نرم‌افزار ممکن است پیچیده و زمانبر باشد اما اگر درست انجام شود، مزایای زیادی دارد.

ERP چیست ؟

ERP مخفف “Enterprise Resource Management” به معنای “مدیریت منابع سازمانی” است. یک فرایند تلفیقی است از جمع‌آوری و سازماندهی داده‌های بیزنسی از طریق مجموعه نرم‌افزارهای یکپارچه. نرم افزار ERP شامل اپلیکیشن‌هایی است که عملکردهای بیزنسی مانند تولید، فروش، حسابداری و … را اتوماتیک می‌کنند.

به بیان ساده‌تر، ERP عملکرد شرکت شما در هر یک از دپارتمان‌ها تسهیل می‌کند. ERP نحوه مدیریت منابع شرکتی را مدیریت می‌کند، چه مواد اولیه برای تولید باشد و چه ساعات کاری برای منابع انسانی.

تعاریف بسیاری برای ERP وجود دارد و بسته به اینکه برای دولوپرها، فروشندگان یا رسانه‌های تکنولوژی در نظر گرفته می‌شود، این تعاریف متفاوتند. اما در کل ERP برای کمک به تمام دپارتمان‌های شرکت با بهترین فرایندهای بیزنسی به کار گرفته می‌شود.

تاریخچه ERP

کسب و کارها همیشه سعی می‌کردند از مدیریت منابع سازمانی استفاده کنند، حتی ممکن است لزوما به همین نام نباشد. یکی از دغدغه‌های شرکت‌ها این بود که با فدا کردن یکسری منابع بتوانند بین فعالیت‌های مختلف توازن ایجاد کنند. به همین خاطر، در طولانی مدت شرکت‌ها مجبور بودند برای مدیریت هر دپارتمان، نیروی اضافی استخدام کنند. حتی شرکت‌های بین‌المللی مجبور به استخدام نیروهایی از خارج کشور بودند.

اولین ردپای ERP در ساخت و ساز پیدا شد با استفاده از مدل کمی اقتصادی (EOQ)، که یک سیستم برنامه‌ریزی مبتنی بر کاغذ است. در واقع این جایگزین برنامه‌ریزی منابع مادی (MRP) شد که در اواخر دهه 1960 توسعه یافته بود و به ابزار برنامه‌ریزی منابع تولید (MRP II) تبدیل شد. ERP مدرن در دهه 1990 با یکپارچه شدن نرم‌افزارهای کامپیوتری با عملکرد روزانه کسب و کار ظهور پیدا کرد. این اصطلاح که اولین بار توسط گروه گارتنر استفاده شد، بر ابزارهای دیجیتال جدید تمرکز دارد که به تولیدکنندگان اجازه می‌دهد روابط زنجیره تامین را مدیریت می‌کنند، موجودی را کنترل کنند، حسابرسی را خودکار کنند و … .

امروزه سامانه ERP نه فقط در ساخت و ساز بلکه در تمامی صنایع استفاده می‌شود. نرم افزار ERP اکنون از طریق پلتفرم‌های ابری قابل دسترسی است.

انواع ERP

ERP بر اساس صنایع مختلف انواع مختلفی دارد، اما بر اساس عملکرد به انواع زیر تقسیم می‌شود:

ERP پیش فرض (On-premise ERP): تمام نرم افزارهای ERP که مستقیما داخل سیستم قرار می‌گیرد. این سیستم‌ها برای کسب و کارهایی در سایزهای مختلف طراحی شده است. هر چند ممکن است برای شرکت‌های کوچک و متوسط مناسب‌تر باشد.

ERP منبع باز (Open Source ERP): این نیز مانند هر نرم‌افزار منبع باز دیگر، اجازه می‌دهد کد منبع باز ERP خود را بررسی، اصلاح و تقویت کنید. استفاده از ERP منبع باز به شما امکان می‌دهد اپلیکیشن خود را متناسب با محل کار خود سفارشی‌سازی کنید.

ERP ابری (Cloud-based ERP): هر ERP که SaaS (نرم افزار به عنوان سرویس) است، از طریق سرویس ابری قابل دسترسی است. این گزینه کمک می‌کند هر زمان که دسترسی به اینترنت داشته باشید، به داده‌های در لحظه دسترسی پیدا کنید و برای شرکت‌های بزرگ بسیار مناسب است.

ERP ترکیبی (Hybrid ERP): سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی که ترکیبی از نوع ابری و پیش فرض است.

مزایای ERP

مدیریت منابع سازمانی با داشتن چنین مزایایی سبب عملکرد بهتر بیزنس می‌شوند. این مزایا عبارتند از:

قابلیت مشاهده و ساده‌سازی جریان کار

تا پیش از ERP همکاری بین قسمت‌های مختلف سازمان، زمان و تلاش زیادی صرف می‌کرد. اگر می‌خواستید قسمت خاصی از کسب و کار خود را به روزرسانی کنید، مجبور بودید آن بخش را حضورا ببینید یا تماس بگیرید.همه شرکت‌های بزرگ ملی و بین‌المللی مجبور بودند در محدوده زمانی مشخص کار کنند. و اگر یکی از شرکا در خارج از کشور دچار مشکل می‌شد، تمام کارها می‌بایست تا برقراری تماس‌های تلفنی و بازدید از سایت، به تعویق انداخته می‌شد.

خوشبختانه ERP در قابلیت مشاهده جریان کاری تحولی عظیم ایجاد کرده‌اند. اکنون حتی زمانی که در دفتر کار نشسته‌اید، می‌توانید یک دیتابیس مشترکی را از ERP باز کنید تا داده‌های دقیق درباره آنچه به طور همزمان در کارخانه‌های تولیدی شما در خارج از کشور و مراکز توزیعی اتفاق می‌افتد، دریافت کنید.

هوش تجاری و تحلیل داده

در راه‌اندازی کسب و کارتان، لازم است تصمیم‌گیری توسط داده‌های دقیق هدایت شوند.  ERP از ابزارهای هوش تجاری (BI) جهت جمع‌آوری داده،  تهیه تجزیه و تحلیل و متودهای گزارش‌دهی استفاده می‌شود. حتی روش‌هایی برای تحلیل داده در زمان واقعی وجود دارد تا تغییرات فوری در فرایندهای تولید شما ایجاد کنند. علاوه بر این می‌توانید از داده‌های سابق برای پیش‌بینی وضع بیزنس خود استفاده کنید.

داده‌های خود را در گزارش‌های سفارشی قرار می‌دهید. این گزارش‌ها را به ذینفعان مهم، شرکای تجاری یا تیمتان می‌دهید تا همه افراد از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) اطلاع پیدا کنند.

برنامه‌ریزی

ابزارهای برنامه‌ریزی بخش قابل تنظیم در ERPهاست. می‌توانید زمان‌هایی که شیفت کارگران شروع می‌شود، وقتی کالاها تحویل داده می‌شود و زمانی را که کارخانه در حال تعمیر است، در تنظیمات وارد کنید. سپس هر برنامه را می‌توانید در تقویم واحدی تنظیم کنید تا همه دپارتمان‌ها و شرکای زنجیره تامین از همه چیز مطلع باشند.

همکاری بین دپارتمانی

هر چه شرکت شما دپارتمان‌های بیشتری داشته باشد، اهمیت مدیریت داخلی جهت جلوگیری از خطاها بیشتر می‌شود. اگر شرکت شما شعبه‌هایی در سرتاسر دنیا دارد، نیازی به روشی دارید تا همه افراد از مناطق زمانی مختلف و زبان‌های مختلف با هم در ارتباط بمانند. ارتباط نادرست بین تامین‌کنندگان مواد خام و مراکز توزیع می‌تواند به خطاهای سنگینی منجر شود. ابزارهای ارتباطی ERP اسناد، فایل‌ها، ایمیل‌ها، متون و تماس‌های تلفنی ضبط شده را سازماندهی می‌کنند. حتی کانال‌های داخلی و خصوصی برای ارتباط فوری وجود دارد.

مدیریت ریسک و امنیت داده

محافطت از شرکت در مقابل کلاهبرداری در عصر دیجیتال اهمیت بیشتری پیدا کرده است. اگر کسب و کار آنلاین دارید، احتمالا در معرض خطر هستید. مدیریت ریسک در زمان، با اجرای ممیزی‌های خودکار و نظارت بر تقلب، امنیت مضاعف به شرکت شما می‌بخشد.

شرکت شما داده‌های حساس زیادی را مدیریت می‌کند. استفاده از یک سیستم ERP با نگه داشتن همه اسناد و مدارک مهم در یک مکان، امنیت را تامین می‌کند. با نگه داشتن همه اطلاعات در یک سیستم منسجم می‌توانید داده‌های تکراری را حذف کنید.

راه‌حل قابل سفارشی سازی

هر شرکتی باید متغیرهای خاص خود را در عملکردش لحاظ کند. آیا شرکت شما با کمپانی‌های بین‌المللی کار می‌کند؟ آیا مرتبا اسناد رسمی خود را به نهادهای دولتی ارائه می‌دهید؟ آیا دپارتمان بازاریابی شما مخاطبانی ار شبکه‌های اجتماعی مختلف را هدف قرار می‌دهد؟ نرم‌افزارهای ERP با ماژول‌های سفارشی وجود دارند که متناسب با نیازهای خاص بیزنسی شما هستند.

تکنولوژی جدید در حال تغییر قابلیت‌های برنامه‌های ERP است. آحرین ترندها شامل محاسبات هوش مصنوعی و اینترنت اشیا (IoT) است.

تفاوت ERP و BPM

هم BPM (Business Process Management) و هم ERP (Enterprise Resource Planning) می‌توانند برای توانمندسازی شرکت‌ها در ارائه سریع‌تر سفارشات و صورتحساب مشتریان مورداستفاده قرار گیرند. با وجود شباهت‌های این دو، اما با هم تفاوت‌هایی نیز دارند که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:

Erp بیشتر درباره ماژول و عملکرد است

اگر فکر می‌کنید تعریف erp و bpm شبیه هم هستند، اشتباه نمی‌کنید. از یک نمای کلی آنها بسیار شبیه هم هستند. اما یکسری تفاوت‌های کلیدی وجود دارد. سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار erp بیشتر بر روی عملکردها و ماژول‌های بیزنسی مختلف تمرکز دارد که آنها را پشتیبانی می‌کند. این شامل حسابداری، منابع انسانی، مدیریت موجودی و … می‌شود. ERP همچنین در پیگیری داده‌ها از طریق این ماژول‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد. ERP به کاربران اجازه می‌دهد همه چیز از فروش تا دستمزد کارمندان را ردیابی کنند، در عین حال که امکان جریان آزاد اطلاعات بین ماژول‌ها را فراهم می‌کند.

BPM امکان سفارشی سازی گردش کار (workflow) را فراهم می‌کند

فرض کنید شما به نرم‌افزاری برای مدیریت یک گردش کار HR مشخص نیاز دارید. فروشنده ERP تنها می‌تواند یک ماژول کامل HR به شما بدهد که اگر از تمام ویژگی‌های موجود آن استفاده نکنید، می‌تواند برایتان هزینه بالایی داشته باشد. یک سیستم BPM به بیزنس شما امکان می‌دهد که این گردش کاری را با یک سفارشی‌سازی ساده که در سیستم‌های ERP موجود نیست، مدیریت کنید. مدیریت فرایند ERP وجود دارد، اما ERPها همیشه همان داده‌هایی که سیستم BPM فراهم می‌کند را فراهم نمی‌کنند. هر دو نرم‌افزار از ابزارهای هوش تجاری استفاده می‌کنند اما در دامنه تحلیل‌هایشان با هم متفاوتند.

هر دو امکان هوش تجاری دارند

هر دو سیستم با استفاده از KPI شما و گزارشات سفارشی، تحلیل‌هایی را فراهم می‌کنند. BPM می‌تواند اثر فرایندهای خاص را ردیابی کند. ابزار هوش تجاری BPM، بینشی نسبت به زمان‌های اجرای فرایند، وضعیت فرایندها، تعداد فرایندهای بسته و تعداد فرایندهای باز فراهم می‌کند.

ERP قابلیت مشاهده و ذخیره‌سازی داده فراهم می‌کند

به زبان ساده، ERP یک مجموعه نرم‌افزاری است که داده‌ها را در یک سرور مرکزی ذخیره می‌کند. بنابراین، بخش‌های مختلف می‌توانند داده وارد کنند و همه آنها در یک مکان ذخیره می‌شود. این به کاربران یک نمای جامعی از شرکت شما و اینکه چگونه عملکردها با هم مرتبطند، می‌بخشد. ERP به کاربران یک دید کامل از شرکت می‌دهد که BPM نمی‌تواند چنین چیزی ارائه دهد. همچنین داده‌های بیشتری ذخیره می‌کند، امکان تحلیل گسترده‌ای از تمام عملکردهای کسب و کار می‌دهد و نشان می‌دهد چگونه هر یک با هم مرتبط است.