دو روش برای رسیدگی به پرداخت های دریافتی توسط چک وجود دارد.ویراوب۱۲۳ در اودوو ۱۶ از هر دو رویکرد پشتیبانی می کند تا بتوانید از روشی استفاده کنید که با عادات شما مطابقت دارد.
وجوه سپرده نشده: پس از دریافت چک، پرداختی را با چک در فاکتور ثبت می کنید. (با استفاده از ژورنال چک و درج شده در حساب صندوق سپرده نشده) سپس، هنگامی که چک به حساب بانکی شما رسید، پول را از وجوه سپرده نشده به حساب بانکی خود منتقل کنید.
فقط یک سند حسابداری: پس از دریافت چک، پرداختی را در بانک خود ثبت می کنید که با چک پرداخت می شود، بدون اینکه از وجوه سپرده نشده عبور کنید. هنگامی که صورت حساب بانکی خود را پردازش کردید، بدون ایجاد یک ورودی اختصاصی در روزنامه ، مطابقت را با ارائه دهنده(feed) بانک و پرداخت چک انجام می دهید.
ما روش اول را توصیه می کنیم زیرا دقیق تر است (با توجه به چک هایی که هنوز نقد نشده اند، مانده حساب بانکی شما دقیق است). هر دو رویکرد نیازمند تلاش یکسان هستند.
حتی اگر روش اول پاک‌تر باشد، اودوو از رویکرد دوم پشتیبانی می‌کند زیرا برخی از حسابداران به آن عادت کرده‌اند (کتاب‌های سریع و کاربران هلو).
توجه داشته باشید:
اگر چندین چک را به صورت دسته ای به حساب های بانکی خود واریز کنید، ممکن است نگاهی به ویژگی Deposit Ticket داشته باشید.
گزینه ۱: وجوه سپرده نشده
پیکربندی
ایجاد یک روزنامه چک
چک های سپرده نشده را به عنوان یک حساب اعتباری/بدهی پیش فرض تنظیم کنید
حساب بانکی مربوط به این روزنامه را به عنوان Allow Reconciliation تنظیم کنید.
از پرداخت چک تا صورتحساب بانکی
اولین راه برای رسیدگی به چک ها، ایجاد یک دفترچه چک است. بنابراین چک به خودی خود تبدیل به یک روش پرداخت می شود و شما دو تراکنش را ثبت خواهید کرد.
پس از دریافت چک مشتری، به فاکتور مربوطه بروید و روی ثبت پرداخت کلیک کنید. اطلاعات مربوط به پرداخت را پر کنید:
روش پرداخت: ژورنال را بررسی کنید (که حساب‌های پیش‌فرض بدهکاری و اعتباری را به‌عنوان وجوه سپرده‌نشده پیکربندی کرده‌اید).
یادداشت: شماره چک را بنویسید.
این عملیات ورودی ژورنال زیر را ایجاد می کند:
| حساب | مطابقت بیانیه | بدهی | اعتبار |
| حساب دریافتنی | ۱۰۰۰۰۰ | ||
| وجوه سپرده نشده | ۱۰۰۰۰۰ |
به محض ثبت چک، فاکتور به عنوان پرداختی مشخص می شود.
سپس، پس از دریافت صورتحساب بانکی، این صورتحساب را با چکی که در صندوق‌های سپرده نشده است، مطابقت می‌دهید.
| حساب | مطابقت بیانیه | بدهی | اعتبار |
| حساب دریافتنی | X | ۱۰۰۰۰۰ | |
| وجوه سپرده نشده | ۱۰۰۰۰۰ |
اگر از این روش برای مدیریت چک های دریافتی استفاده کنید، فهرست چک هایی را دریافت می کنید که در حساب واریز کردن منابع مالی نقد نشده اند (مثلاً از دفتر کل قابل دسترسی است).
گزینه ۲: فقط یک سند حسابداری
پیکربندی
اگر می‌خواهید چک‌های خود را با استفاده از این روش مدیریت کنید، اینها چیزی برای پیکربندی نیست.
از پرداخت چک تا صورتحساب بانکی
پس از دریافت چک مشتری، به فاکتور مربوطه بروید و روی ثبت پرداخت کلیک کنید. اطلاعات مربوط به پرداخت را پر کنید:
روش پرداخت: بانکی که برای سپرده گذاری استفاده می شود.
یادداشت: شماره چک را بنویسید.
به محض ثبت چک، فاکتور به عنوان پرداختی مشخص می شود.
پس از دریافت صورتحساب بانکی، مطابقت را با صورتحساب و این پرداخت واقعی انجام خواهید داد. (از لحاظ فنی: این پرداخت را مشخص کنید و آن را به خط صورتحساب مرتبط کنید)
با این رویکرد، ورودی ژورنالی زیر را در کتاب های خود دریافت خواهید کرد:
| حساب | مطابقت بیانیه | بدهی | اعتبار |
| حساب دریافتنی | X | ۱۰۰۰۰۰ | |
| بانک | ۱۰۰۰۰۰ |
نکته:
همچنین می توانید با استفاده از منوی فروش > پرداخت، پرداخت را مستقیماً بدون مراجعه به فاکتور مشتری ثبت کنید. این روش ممکن است راحت‌تر باشد اگر چک‌های زیادی برای ثبت به صورت دسته‌ای داشته باشید، اما باید پس از آن ثبت‌ها را تطبیق دهید (تطبیق پرداخت‌ها با فاکتورها)
اگر از این رویکرد برای مدیریت چک‌های دریافتی استفاده می‌کنید، می‌توانید از گزارش گزارش تطبیق بانک برای بررسی اینکه چه چک‌هایی توسط بانک دریافت یا پرداخت شده است استفاده کنید. (این گزارش از گزینه More از داشبورد حسابداری در حساب بانکی مربوطه در دسترس است).
ثبت پرداخت های مشتری با چک در اودوو ۱۶ نسخه کلود ویراوب ۱۲۳