تنظیم داده های ورود و خروج در نرم افزار سازمانی ویراوب123

در مقاله گذشته گفتیم که امکان تنظیم یا ویرایش داده های ورود و خروج توسط مدیر منابع انسانی در نرم افزار ویراوب 123 وجود دارد. در این مقاله قصد داریم نحوه ویرایش داده ورود و خروج را توضیح دهیم. 

برای تنظیم داده های ورود و خروج در نرم افزار ویراوب123 دو حالت وجود دارد

1. مدیر منابع انسانی هر روز داده های حضور و غیاب را چک کند

2. مدیر منابع انسانی هفته یا ماهی یک بار داده های حضور و غیاب را چک کند.

مدیر منابع انسانی هفته یا ماهی یک بار داده های حضور و غیاب را چک کند

1. دو صفحه در کنار یکدیگر قرار میدهیم . یک صفحه جدول موقت یک صفحه جدول حضور وغیاب را در کنار هم باز کنید.

2. برای هر جدول ستون state را اضافه کنید. برای اضافه کردن ستون state بالا سمت راست جدول، علامترا انتخاب کنید گزینه state را انتخاب کنید. 

3. برای هر کارمند به صورت جداگانه مراحل زیر را تکرار کنید

1. داده های جدول موقت را بر اساس timestamp به صورت صعودی مرتب کنید ( داده ها از زمان دیرتر به جدیدتر مرتب شوند) 

2. به ازای هر روز، اگر ورود/خروج اضافی وجود دارد آن را حذف کنید.

سپس داده ها را به ترتیب مورد بررسی قرار دهید. در صورتی که به ناهماهنگی بین داده ها برخوردید در ادامه مقاله نحوه ویرایش را توضیح میدهیم. 

مدیر منابع انسانی هر روز داده های حضور و غیاب را چک کند

در این حالت کافی است داده های جدول موقت را بر اساس Not Matched ها فیلتر کنید. سپس بر اساس Timesatmp به صورت صعودی مرتب کنید. حال کافی است داده های 24 ساعت گذشته کارمندان خود را چک کنید

چه داده هایی نیاز به ویرایش دارند؟

1. داده ورود/خروج به اشتباه در جدول حضور و غیاب ذخیره شده است.

2. یک داده ورود/خروج به اشتباه در جدول موقت ذخیره شده است.

3. دو داده ورود/خروج به اشتباه در جدول موقت ذخیره شده است.

داده ورود/خروج به اشتباه در جدول حضور و غیاب ذخیره شده است

این اتفاق زمانی رخ میدهد که داده ورود/خروج به اشتباه با داده ورود/خروج روزهای بعد از خود مچ شده و ساعت کاری به طور غیر قابل قبولی افزایش پیدا کرده است. علت این اتفاق این است که کارمند ثبت ورود/خروج خود را فراموش میکند. به عبارت دیگر ورود یک روز، با خروج روز دیگر در جدول حضور و غیاب مچ شده است. مثلا ورود تاریخ 1402/4/15 با خروج تاریخ 1402/4/17 به طور اشتباهی ثبت شده است.

در این حالت باید داده های ورود و خروج دو روز را درست کنیم. مثلا اینجا برای تاریخ 1402/4/15 باید یک خروج ثبت کنیم. و خروج 1402/4/17 را با ورود متناسب خودش مچ کنیم

در این حالت 

1. ابتدا رکوردی که به طور ناصحیح در جدول حضور و غیاب ثبت شده آن را پاک کنید. برای پاک کردن، رکورد موردنظر را انتخاب کنید. از بالا گزینه چرخ دنده، سپس گزینه حذف را انتخاب کنید

با پاک کردن رکورد از جدول حضور و غیاب، داده های پاک شده وارد جدول موقت میشوند

2. حال با توجه به داده هایی که وارد شده به صورت دستی، ورود و خروج صحیح را بسازید (مرحله ساخت داده ورود/خروج در جدول موقت)

3. مرحله match کردن داده های ورود/خروج را طی کنید

مراحل ذکر شده در ادامه توضیح داده شده است.

یک داده ورود/خروج  به اشتباه در جدول موقت ذخیره شده است

این اتفاق زمانی رخ میدهد که کارمند ثبت ورود/خروج خود را فراموش کند. در این حالت باید داده ورود یا خروج متناسب با داده مورد نظر را بسازید تا داده باقیمانده در جدول موقت با داده صحیح شما مچ شده و وارد جدول حضور و غیاب شود.

دو داده ورود/خروج به اشتباه در جدول موقت ذخیره شده است 

این اتفاق زمانی رخ میدهد که کارمند به اشتباه ورود خود را خروج و خروج خود را ورود ثبت کند. برای این کار باید داده اشتباهی را انتخاب کنید و مقدار فیلد punch Status آن را تغییر دهید. سپس مرحله match کردن داده های ورود/خروج را طی کنید.

راهکارهای ویرایش داده چیست؟

ساخت داده ورود/خروج در جدول موقت

در جدول موقت، از بالا دکمه جدید (New) را انتخاب کنید. مطابق داده ای که در نظر دارید، سه فیلد اسم کاربر (Employee)، زمان (Timestamp)، وضعیت ورود/خروج (Punch Status) را پر کنید و از بالا دکمه ذخیره را انتخاب کنید.

match کردن داده های ورود/خروج

این مرحله معمولا پس از ساخت رکود جدد استفاده می شود.  پس از ساخت داده توجه کنید که برای امکان match شدن داده های ورود و خروج با یکدیگر state داده ورود باید Draft و State داده خروج باید حالت Failed باشد. اگر State ها حالت دیگری داشته باشند باید State های آن ها را تغییر دهید. برای تغییر state رکورد مورد نظر را انتخاب کنید. از بالا سمت راست state خود را انتخاب کنید.

پس از آن رکورد خروج را انتخاب کنید و از بالا سمت چپ گزینه Reset State را انتخاب کنید. در حال حاضر داده ورود و خروج به درستی در جدول حضور و غیاب ثبت شده است. برای اطمینان میتوانید به جدول حضور و غیاب مراجعه کنید و داده ورود و خروج صحیح را با ساعت کاری صحیح مشاهده کنید.