برگه تقلب حسابداری

ترازنامه یک تصویر فوری از امور مالی شرکت در یک تاریخ خاص است (برخلاف سود و زیان، که تجزیه و تحلیلی در یک دوره است).

• دارایی ها نشان دهنده ثروت شرکت و کالاهایی است که مالک آن است. دارایی های ثابت شامل ساختمان ها و ادارات می شود، در حالی که دارایی های جاری شامل حساب های بانکی و پول نقد است. پول بدهکار مشتری یک دارایی است. کارمند دارایی نیست.
• بدهی ها تعهداتی از رویدادهای گذشته هستند که شرکت باید در آینده بپردازد (قبض های آب و برق، بدهی ها، تامین کنندگان پرداخت نشده). بدهی ها را می توان به عنوان منبع تامین مالی نیز تعریف کرد که به شرکت ارائه می شود
• حقوق صاحبان سهام مقدار وجوهی است که توسط صاحبان شرکت (موسسان یا سهامداران) به اضافه سود (یا زیان) انباشته قبلی ارائه شده است. هر سال، سود خالص (یا زیان) ممکن است به عنوان سود انباشته گزارش شود یا بین سهامداران (به عنوان سود سهام) توزیع شود.

آنچه متعلق به (دارایی) است از طریق بدهی ها برای بازپرداخت (بدهی ها) یا حقوق صاحبان سهام (سود، سرمایه) تامین مالی شده است.

بین دارایی ها و هزینه ها تفاوت ایجاد می شود:

• دارایی منبعی با ارزش اقتصادی است که یک فرد، شرکت یا کشور آن را در اختیار دارد یا آن را کنترل می کند با این انتظار که منافع آتی را به همراه داشته باشد. دارایی ها در ترازنامه شرکت گزارش می شود. آنها خرید یا ایجاد می شوند تا ارزش شرکت را افزایش دهند یا برای عملیات آن سود ببرند.
• هزینه هزینه های عملیاتی است که یک شرکت برای ایجاد درآمد متحمل می شود.

گزارش سود و زیان (P&L) عملکرد شرکت را در یک دوره زمانی مشخص، معمولاً یک چهارم یا یک سال مالی نشان می دهد.

• درآمد به پولی که شرکت از طریق فروش کالا و/یا خدمات به دست می آورد اشاره دارد.
• بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS، یا به عنوان "هزینه فروش" نیز شناخته می شود) به هزینه های فروش کالا (به عنوان مثال، هزینه مواد و نیروی کار مورد استفاده برای ایجاد کالا) اشاره دارد.
  
  سود ناخالص برابر است با درآمد حاصل از فروش منهای بهای تمام شده کالای فروخته شده.
  
  هزینه های عملیاتی (OPEX) شامل حقوق اداری، فروش و تحقیق و توسعه، اجاره و خدمات آب و برق، هزینه های متفرقه، بیمه و هر چیزی فراتر از هزینه های محصولات فروخته شده یا هزینه فروش است.
  

نمودار حساب

نمودار حساب‌ها همه حساب‌های شرکت را فهرست می‌کند: هم حساب‌های ترازنامه و هم حساب‌های P&L. هر تراکنش با بستانکار کردن و بستانکار کردن چندین حساب در یک مدخل مجله ثبت می شود. به نوعی، نمودار حساب ها مانند DNA یک شرکت است!

هر حسابی که در نمودار حساب ها فهرست شده است به دسته خاصی تعلق دارد. در اودوو، هر حساب دارای یک کد منحصر به فرد است و به یکی از این دسته ها تعلق دارد:

• حقوق صاحبان سهام و بدهی های تبعی
  
  حقوق صاحبان سهام مقدار پولی است که سهامداران یک شرکت برای تامین مالی فعالیت های شرکت سرمایه گذاری می کنند.
  
  بدهی های تبعی مقدار پولی است که شخص ثالث به یک شرکت برای تامین مالی فعالیت هایش قرض داده است. در صورت انحلال شرکت، این اشخاص ثالث به سهامداران بازپرداخت می شوند.
• دارایی های ثابت اقلام یا دارایی های مشهود (یعنی فیزیکی) هستند که یک شرکت خریداری می کند و برای تولید کالاها و خدمات خود از آنها استفاده می کند. دارایی های ثابت دارایی های بلند مدت هستند. این بدان معناست که دارایی ها بیش از یک سال عمر مفید دارند. آنها همچنین شامل دارایی ها، گیاهان و تجهیزات (همچنین به عنوان "PP&E" شناخته می شوند) هستند و با آن طبقه بندی در ترازنامه ثبت می شوند.
• دارایی ها و بدهی های جاری
  
  حساب دارایی‌های جاری یک قلم ترازنامه است که در بخش دارایی‌ها فهرست شده است، که تمام دارایی‌های متعلق به شرکت را که می‌توان ظرف یک سال به وجه نقد تبدیل کرد، حساب می‌کند. دارایی های جاری شامل وجه نقد، معادل های نقدی، حساب های دریافتنی، موجودی سهام، اوراق بهادار قابل فروش، بدهی های پیش پرداخت و سایر دارایی های نقدی است.
  
  بدهی های جاری، تعهدات مالی کوتاه مدت یک شرکت است که ظرف یک سال سررسید می شود. نمونه ای از بدهی جاری، پول بدهکاری به تامین کنندگان در قالب حساب های پرداختنی است.
• حساب های بانکی و نقدی
  
  حساب بانکی یک حساب مالی است که توسط بانک یا مؤسسه مالی دیگری نگهداری می شود که در آن تراکنش های مالی بین بانک و مشتری ثبت می شود.
  
  حساب نقدی یا دفترچه نقدی ممکن است به دفتری اشاره داشته باشد که تمام معاملات نقدی در آن ثبت شده است. حساب نقدی هم شامل رسیدهای نقدی و هم دفاتر پرداخت نقدی است.
• مخارج و درآمد
  
  هزینه هزینه های عملیاتی است که یک شرکت برای ایجاد درآمد متحمل می شود. به سادگی به عنوان هزینه ای تعریف می شود که فرد باید برای به دست آوردن چیزی خرج کند. هزینه های مشترک شامل پرداخت های تامین کننده، دستمزد کارکنان، اجاره کارخانه و استهلاک تجهیزات است.
  
  اصطلاح «درآمد» عموماً به مقدار پول، دارایی و سایر انتقال‌های ارزش دریافتی در یک دوره زمانی معین در ازای خدمات یا محصولات اشاره دارد.

مثال

ثبت شرکت (سرمایه اولیه 1000 دلار)
فاکتور مشتری (100 دلار + 9٪ مالیات) و حمل و نقل کالا
ارسال کالا به مشتری
بازپرداخت مشتری*
پرداخت مشتری*
کالاهای فروشنده دریافت شده (سفارش خرید: 50 دلار)
صورتحساب فروشنده (فاکتور: 50 دلار)
صورتحساب فروشنده (فاکتور: 52 دلار اما 50 دلار PO)
صورتحساب فروشنده پرداخت شده (52 دلار + 9٪ مالیات)
خرید ساختمان (قرارداد خرید)
هزینه ساخت را پرداخت کنید
استهلاک سالانه دارایی (10٪ در سال)
فاکتور مشتری (3 سال قرارداد خدمات، 300 دلار)
شناسایی درآمد (هر سال، از جمله اول)
پرداخت مالیات های سررسید

*: جعبه های بازپرداخت مشتری و پرداخت مشتری را نمی توان به طور همزمان انتخاب کرد زیرا متناقض هستند.

نوشته های روزنامه

هر سند مالی شرکت (به عنوان مثال، صورتحساب، صورتحساب بانکی، فیش حقوقی، قرارداد افزایش سرمایه) به عنوان یک دفتر روزنامه ثبت می شود که بر چندین حساب تأثیر می گذارد.

برای اینکه یک مدخل روزنامه متوازن باشد، مجموع تمام بدهی های آن باید با مجموع تمام اعتبارات آن برابر باشد.

• ثبت شرکت

توضیح:
این شرکت 1000 دلار نقد دریافت می کند.
سهام به ارزش 1000 دلار متعلق به مؤسسین است.

سرمایه اولیه می تواند پول نقد باشد، اما همچنین می تواند دارایی معنوی، سرقفلی از یک شرکت قبلی، مجوزها، دانش فنی و غیره باشد.

گاهی اوقات، سرمایه بلافاصله آزاد نمی شود، ممکن است حساب هایی برای "سرمایه آزاد شود" ضروری باشد.

• فاکتور مشتری (100 دلار + 9٪ مالیات)

توضیح:
درآمد 100 دلار افزایش می یابد.
مالیاتی که در پایان ماه باید پرداخت شود 9 دلار است.
مشتری 109 دلار بدهکار است.
موجودی 50 دلار کاهش یافته است (ارسال کالا).
بهای تمام شده کالای فروخته شده سود ناخالص را 50 دلار کاهش می دهد

• پیکربندی:
  درآمد: بر روی محصول تعریف شده است، یا دسته محصول اگر در محصول نیست، فیلد حساب درآمد تعریف شده است
  بدهی های مالیات معوق: بر روی مالیات استفاده شده در خط فاکتور تعریف می شود
  حساب های دریافتنی: تعریف شده بر روی مشتری (اموال)
  موجودی: تعریف شده بر اساس دسته بندی محصول (اموال) مرتبط
  هزینه ها: تعریف شده بر روی محصول، یا دسته بندی محصول (اموال)
  

موقعیت مالی استفاده شده در فاکتور ممکن است دارای قاعده ای باشد که جایگزین حساب درآمد یا مالیات تعیین شده روی محصول توسط حساب دیگری شود.

پرداخت مشتری

توضیح:
این شرکت 109 دلار به صورت نقد دریافت می کند.
دریافتنی در برابر مشتری 109 دلار کاهش می یابد.

• پیکربندی:
  وجه نقد: در مجله مورد استفاده در هنگام ثبت پرداخت، فیلدهای حساب اعتباری پیش فرض و حساب بدهکاری پیش فرض تعریف شده است.
  حساب های دریافتنی: تعریف شده بر روی مشتری (اموال)

قبض تامین کننده (سفارش خرید 50 دلار اما فاکتور 52 دلار)

توضیح:
یک حساب موقت برای یادداشت کالا برای دریافت استفاده می شود
سفارش خرید قیمت کالاها را ارائه می دهد، فاکتور واقعی ممکن است شامل هزینه های اضافی مانند حمل و نقل باشد
شرکت همچنان باید به فروشنده پرداخت کند (دارایی را در مقابل بدهی معامله کرده است)

• پیکربندی:
  موجودی فاکتور نشده: تعریف شده روی محصول یا دسته محصول مرتبط، فیلد: حساب ورودی سهام
  دارایی های مالیات معوق: بر روی مالیات استفاده شده در خط سفارش خرید تعریف می شود
  حساب های پرداختنی: تعریف شده بر روی تامین کننده مربوط به صورت حساب

در این سناریو، سفارش خرید 50 دلار بود اما شرکت فاکتوری به قیمت 52 دلار دریافت کرد زیرا هزینه های حمل و نقل اضافی وجود داشت.

کالاهای تامین کننده دریافت شده (سفارش خرید: 50 دلار)

توضیح:
موجودی 50 دلار افزایش یافته است، مبلغ مورد انتظار ناشی از سفارش خرید
یک حساب موقت برای طرف مقابل استفاده می شود و هنگام دریافت فاکتور تسویه می شود

• پیکربندی:
  موجودی فاکتور نشده: تعریف شده روی محصول یا دسته محصول مرتبط، فیلد: حساب ورودی سهام
  موجودی: تعریف شده در دسته محصول، فیلد: ارزش سهام
  

خرید دارایی (300000 دلار - بدون مالیات)

• توضیح:
  این شرکت دارایی به ارزش 300000 دلار دریافت می کند
  شرکت باید 300000 دلار به فروشنده بپردازد (دارایی در مقابل بدهی معامله می شود)
• پیکربندی:
  ساختمان ها: در دسته دارایی انتخاب شده در خط صورتحساب تامین کننده تعریف شده است
  حساب های پرداختنی: تعریف شده بر روی تامین کننده مربوط به صورت حساب (اموال)

پرداخت فاکتور تامین کننده

توضیح:
این شرکت 300000 دلار کمتر به تامین کننده دارد (بدهی ها تسویه شده است)
وجه نقد شرکت 300000 دلار کاهش می یابد (کاهش دارایی)

• پیکربندی:
  حساب های پرداختنی: بر روی تامین کننده ای که پرداخت می کنید تعریف شده است (اموال)
  نقدی: در ژورنال مربوط به روش پرداخت تعریف شده است

فروش نقدی (قبض فروش)

توضیح:
وجه نقد شرکت 109 دلار افزایش یافته است
درآمد 100 دلار افزایش می یابد
مالیات 9 دلاری باید پرداخت شود

• پیکربندی:
  نقدی: روش پرداختی که در رسید فروش مشخص شده است
  فروش: بر روی محصول استفاده شده در رسید فروش یا دسته بندی محصول در صورت خالی بودن تعریف شده است
  بدهی های مالیاتی معوق: بر روی مالیات استفاده شده در رسید فروش (از محصول) تعریف می شود.
  

مشتری فاکتور را پرداخت می کند، 5٪ تخفیف پرداخت زود هنگام

توضیح:
وجه نقد شرکت 950 دلار افزایش یافته است
تخفیف های فروش باعث کاهش درآمد موثر تا 50 دلار می شود
مشتری 1000 دلار کمتر به شرکت مالکیت دارد

• پیکربندی:
  نقدی: در مجله مربوط به پرداخت / صورت حساب بانکی تعریف می شود
  تخفیف فروش: در طی فرآیند تطبیق پرداخت انتخاب می شود
  حساب های دریافتنی: بر روی مشتری مرتبط با پرداخت تعریف می شود

پایان سال مالی - سود مثبت و 50٪ سود سهام

توضیح:
P&L تسویه شده است (سود خالص)
50% به سود انباشته منتقل می شود
50 درصد به عنوان سود سهام به سهامداران پرداخت می شود

• پیکربندی:
  این معامله با توجه به نحوه استفاده شرکت از سود خالص، قبل از پایان سال مالی توسط مشاور ثبت می شود.

مصالحه(Reconciliation)

تطبیق فرآیند پیوند اقلام مجله یک حساب خاص و تطبیق اعتبار و بدهی است.

هدف اصلی آن پیوند دادن پرداخت‌ها به صورت‌حساب‌های مربوطه برای علامت‌گذاری آن‌ها به عنوان پرداخت‌شده است. این کار با انجام یک تطبیق در حساب های دریافتنی و/یا حساب های پرداختنی انجام می شود.

آشتی به طور خودکار توسط سیستم انجام می شود زمانی که:

• پرداخت مستقیماً در فاکتور ثبت می شود
• پیوندهای بین پرداخت‌ها و فاکتورها در فرآیند تطبیق بانک شناسایی می‌شوند

تسویه حساب بانکی(Bank Reconciliation)

تطبیق بانکی تطبیق خطوط صورتحساب بانکی (ارائه شده توسط بانک شما) با تراکنش های ثبت شده داخلی (پرداخت به تامین کنندگان یا مشتریان) است. برای هر خط در صورت‌حساب بانکی، می‌تواند:

• مطابق با پرداخت ثبت شده قبلی: پرداخت زمانی ثبت می شود که چک از مشتری دریافت می شود، سپس هنگام بررسی صورت حساب بانکی مطابقت داده می شود.
• ثبت به‌عنوان پرداخت جدید: ثبت گزارش پرداخت ایجاد شده و هنگام پردازش صورت‌حساب بانکی با فاکتور مربوطه تطبیق داده می‌شود.
• ثبت به عنوان تراکنش دیگر: انتقال بانکی، شارژ مستقیم و غیره.

اودوو باید به طور خودکار اکثر تراکنش ها را تطبیق دهد. فقط تعداد کمی باید به بررسی دستی نیاز داشته باشند. هنگامی که فرآیند تسویه بانک به پایان رسید، موجودی حساب بانکی در اودوو باید با موجودی صورت‌حساب بانک مطابقت داشته باشد.

رسیدگی به چک ها

دو رویکرد برای مدیریت چک و حواله های داخلی وجود دارد:

دو مدخل روزنامه و یک آشتی(مصالحه)

یک مدخل مجله و یک تطبیق بانکی(bank reconciliation)