سیستم مدیریت اسناد (Document Management System-OCA)

سیستم مدیریت اسناد یک ماژول برای ایجاد، مدیریت و مشاهده فایل های سند به طور مستقیم در Odoo است. این ماژول تنها پایه‌ای برای کل اکوسیستم برنامه‌هایی است که گسترش می‌یابند و به‌طور یکپارچه با سیستم مدیریت اسناد ادغام می‌شوند.

این ماژول قابلیت های پورتال را برای دایرکتوری ها و فایل ها برای کاربران مجاز، چه کاربران پورتال و چه کاربران داخلی، اضافه می کند. همچنین می توانید یک پیوند توکن شده از یک فهرست یا یک فایل برای اشتراک گذاری آن با هر کاربر ناشناس دریافت کنید.

نصب و راه اندازی

 mail_preview_baseبرای DMS مورد نیاز است، اما توصیه می شود تمام ماژول های دیگر mail_preview را از مخزن اجتماعی OCA به منظور بهبود پیش نمایش فایل ها نصب کنید.

 python-magicکتابخانه برای داشتن پشتیبانی کامل برای دریافت انواع فایل های مناسب و پیش نمایش فایل توصیه می شود نصب شود.

پیکربندی

برای پیکربندی این ماژول، باید:

به Documents -> Configuration -> Storages بروید .

یک ذخیره سازی سند جدید ایجاد کنید. در Save Type می توانید بین دو گزینه انتخاب کنید :

پایگاه داده: فایل ها را در پایگاه داده به عنوان یک فیلد ذخیره کنید

پیوست: فایل ها را به صورت پیوست ذخیره کنید

سپس یک گروه دسترسی مدیریت ایجاد کنید. به Configuration -> Access Groups  بروید .

یک گروه جدید ایجاد کنید، نام مناسبی برای آن بگذارید و هر سه مجوز را فعال کنید (ایجاد، نوشتن و لغو پیوند - خواندن به صورت ضمنی و همیشه فعال است).

در صورت نیاز، هر کاربر مدیریت سطح بالای دیگری را به گروه اضافه کنید (کاربر شما باید قبلاً آنجا باشد).

بعداً می‌توانید گروه‌های دیگری را در اینجا برای کنترل دسترسی دقیق ایجاد کنید.

سپس به Documents -> Directories  بروید .

یک دایرکتوری جدید ایجاد کنید، آن را به عنوان root علامت گذاری کنید و تنظیمات ایجاد شده قبلی را انتخاب کنید.

تب Groups را انتخاب کرده و گروه مدیریتی خود را که در بالا ایجاد شده است اضافه کنید.

در دایرکتوری می‌توانید گروه‌های دسترسی دیگری (ایجاد شده در بالا) را نیز اضافه کنید که می‌توانند:

·         خواندن

·         ايجاد كردن

·         نوشتن

·         حذف

انتخاب جادوگر فایل

عملی به نام action_dms_file_wizard_selector برای باز کردن یک جادوگر برای فهرست کردن فایل‌ها در نمای kanban وجود دارد. از این می توان استفاده کرد (به عنوان مثال ماژول dms_attachment_link ) برای افزودن یک دکمه در نمای kanban با عمل مورد نیاز ما.

استفاده

بهترین راه برای مدیریت اسناد تغییر به نمای اسناد است. اسناد موجود را می توان در آنجا مدیریت کرد و اسناد جدید ایجاد کرد.

عملکرد پورتال

شما می‌توانید هر کاربر پورتالی را به گروه‌های دسترسی DMS اضافه کنید، و سپس آن گروه را در فهرست‌ها مجاز کنید، بنابراین آنها در پورتال چنین دایرکتوری‌ها و فایل‌هایشان را خواهند دید. امکان دیگر این است که بر روی دکمه "اشتراک گذاری" در داخل یک فهرست یا یک فایل برای به دست آوردن یک پیوند نشانه گذاری شده برای دسترسی به آن منبع کلیک کنید، مهم نیست که وارد شده باشید یا نه.

مسائل شناخته شده / نقشه راه

پیش نمایش فایل ها در پورتال

امکان دانلود پوشه در پورتال و ایجاد فایل فشرده با تمام محتوا

در دایرکتوری های own_root کش ذخیره کنید و در هر تابع create/write/unlink به روز رسانی کنید

برای پر کردن پرونده‌های موجود با پیوست‌ها به‌عنوان پوشه، یک روش مهاجرت برای تبدیل یک فضای ذخیره‌سازی به پیوست اضافه کنید

پیوندی از نمای پیوست در چت به اسناد پیوند داده شده اضافه کنید

اگر مجوزهای ارث بری از رکورد مرتبط (فیلد inherit_access_from_parent_record از ذخیره‌سازی) زمانی که دایرکتوری‌ها از قبل وجود دارند تغییر کند، ممکن است ناسازگاری رخ دهد زیرا گروه‌های تعریف‌شده در فهرست‌ها و زیر شاخه‌ها همچنان وجود خواهند داشت، همه گروه‌های این فهرست‌ها باید قبل از تغییر حذف شوند.

از آنجایی که کاربران پورتال می‌توانند سوابق dms.storage  را بخوانند ، اگر ماژول شما این مدل را به پشتیبان ذخیره‌سازی دیگری که نیاز به استفاده از اسرار دارد گسترش دهد، به یاد داشته باشید که دسترسی به فیلدهای مخفی را با روش‌های دیگر ممنوع کنید. خوب است که بتوانیم آن قانون را در یک نقطه حذف کنیم.

منابع:

DMS - OCA   odoo-communit