برای دریافت نماد ساماندهی، وب‌سایت‌ها ابتدا باید در سامانه ساماندهی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی ثبت‌نام کنند. پس از تکمیل فرآیند ثبت‌نام و احراز هویت، باید اطلاعات کلی وب‌سایت خود را وارد کنند. در مرحله بعد، سایت باید مدارک هویتی مدیر سایت و اطلاعات تماس را به‌طور کامل ارسال کند تا فرآیند تأیید انجام شود. پس از بررسی اطلاعات و تأیید صلاحیت، یک کد نماد ساماندهی به وب‌سایت اختصاص داده می‌شود که آن را می‌توان در فوتر سایت قرار داد تا کاربران از قانونی بودن سایت مطمئن شوند.

در این میان، وب‌سایت‌ها باید اطمینان حاصل کنند که تمام محتوا و فعالیت‌هایشان مطابق با قوانین جمهوری اسلامی ایران باشد. همچنین، رعایت مسائل امنیتی و حفظ حریم خصوصی کاربران از دیگر شرایط ضروری برای دریافت نماد ساماندهی است. پس از دریافت نماد، این سایت‌ها باید به‌طور مستمر وضعیت خود را در سامانه ساماندهی پیگیری کرده و در صورت نیاز، مجدداً اطلاعات خود را به‌روزرسانی کنند.