در Odoo، فرآیند صدور چندین پیش فاکتور (همچنین به عنوان پیش فاکتور شناخته می شود) و سپس تبدیل آنها به فاکتورهای نهایی یا سفارش خرید می تواند با استفاده از ماژول های فروش و خرید به طور موثر مدیریت شود. در اینجا یک راهنمای دقیق در مورد نحوه انجام این کار وجود دارد:

مرحله 1: ماژول های ضروری را فعال کنید

نصب ماژول های فروش و خرید:

به Apps بروید.

اگر ماژول‌های «فروش» و «خرید» قبلاً نصب نشده‌اند، جستجو و نصب کنید.

مرحله 2: ایجاد و مدیریت پیش فاکتورها (پیش فاکتورها)

ایجاد پیش فاکتور در فروش:

به بخش فروش -> سفارشات -> نقل قول ها بروید.

برای ایجاد یک پیش فاکتور جدید بر روی ایجاد کلیک کنید.

مشخصات مشتری، محصولات و سایر اطلاعات لازم را وارد کنید.

پیش فاکتور را ذخیره کنید

تبدیل نقل قول به پیش فاکتور:

پیش فاکتوری را که ایجاد کردید باز کنید.

روی دکمه چاپ کلیک کرده و ایجاد فاکتور را انتخاب کنید. این یک پیش فاکتور بر اساس نقل قول ایجاد می کند.

پیش فاکتور می تواند برای تایید مشتری ارسال شود.

مرحله 3: پیش فاکتور را به فاکتور نهایی تبدیل کنید

تایید فروش:

هنگامی که مشتری پیش فاکتور را تأیید کرد، پیش فاکتورمربوطه را باز کنید.

برای تبدیل قیمت به سفارش فروش بر روی دکمه تایید کلیک کنید.

ایجاد فاکتور نهایی:

پس از تایید فروش، در سفارش فروش بر روی ایجاد فاکتور کلیک کنید.

نوع فاکتور (به عنوان مثال، فاکتور معمولی) را انتخاب کنید و آن را تأیید کنید.

فاکتور نهایی تولید می شود و می تواند برای مشتری ارسال شود.

مرحله 4: ایجاد و مدیریت سفارشات پیش خرید

ایجاد یک درخواست برای پیش فاکتور (RFQ):

به خرید -> سفارشات -> درخواست پیشنهاد مراجعه کنید.

برای ایجاد یک RFQ جدید بر روی ایجاد کلیک کنید.

مشخصات فروشنده، محصولات و سایر اطلاعات لازم را وارد کنید.

RFQ را ذخیره کنید.

تبدیل RFQ به سفارش پیش خرید:

RFQ ایجاد شده را باز کنید.

روی چاپ کلیک کنید و پروما سفارشات خرید را انتخاب کنید. این یک سفارش خرید پیش فرم بر اساس RFQ ایجاد می کند.

سفارش خرید پروفرما می تواند برای تایید به فروشنده ارسال شود.

مرحله 5: سفارش پیش خرید را به سفارش خرید نهایی تبدیل کنید

تایید خرید:

هنگامی که فروشنده سفارش خرید پیش فرم را تأیید کرد، RFQ مربوطه را باز کنید.

برای تبدیل RFQ به سفارش خرید، روی دکمه تأیید کلیک کنید.

ایجاد سفارش خرید نهایی:

پس از تایید خرید، سفارش خرید نهایی می شود.

اکنون می توانید در صورت لزوم نسبت به دریافت محصولات و ایجاد قبض فروشنده اقدام کنید.

نمونه گردش کار

فرآیند فروش

ایجاد پیش فاکتور:

فروش -> سفارشات -> پیش فاکتور -> ایجاد.

جزئیات را پر کنید -> ذخیره کنید.

ایجاد پیش فاکتور:

پیش فاکتور -> چاپ -> پیش فاکتور را باز کنید.

تایید فروش:

پیش فاکتور -> تأیید را باز کنید.

ایجاد فاکتور نهایی:

سفارش فروش -> ایجاد فاکتور -> اعتبارسنجی.

فرآیند خرید

ایجاد RFQ:

خرید -> سفارشات -> درخواست قیمت -> ایجاد.

جزئیات را پر کنید -> ذخیره کنید.

ایجاد سفارش خرید پروفرما:

پیش فاکتور -> چاپ -> پروفرما سفارشات خرید را باز کنید.

تایید خرید:

پیش فاکتور -> تایید را باز کنید.

نکاتی برای مدیریت پیش فاکتورها و سفارشات خرید

استفاده از قالب ها:

از ویژگی‌های الگوی Odoo برای استاندارد کردن محتوای پیش فاکتورها و سفارش‌های خرید استفاده کنید.

گردش کار خودکار:

برای ساده سازی تبدیل از پیش فاکتور ها/RFQ به فاکتورهای نهایی/سفارشات خرید، گردش کار خودکار را تنظیم کنید.

فیلدها و گزارش های سفارشی:

در صورت نیاز، فیلدهای سفارشی را اضافه کنید تا اطلاعات اضافی مربوط به فرآیند کسب و کار خود را دریافت کنید.

از ابزارهای گزارش دهی Odoo برای ایجاد گزارش در مورد وضعیت و جزئیات پیش فاکتورها و سفارشات خرید استفاده کنید.

با انجام این مراحل می توانید به طور موثری صدور پیش فاکتورها و تبدیل آنها به فاکتورهای نهایی یا سفارش خرید در Odoo را مدیریت کنید و روند خرید و فروش روان و کارآمد را تضمین کنید.