ERP مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning یا همان سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. منابع می‌تواند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه سازمان در اختیار دارد، باشد. یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار ERP این است که بر پایگاه داده اشتراکی استوار است.

 این پایگاه داده، مجموعه‌ی جامعی از اطلاعات است که هر کسب‌و‌کاری برای مدیریت فرآیندهای اساسی‌اش (از حسابداری و مدیریت مالی تا مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات و منابع انسانی) به آن نیاز دارد. با استفاده از چنین داده‌هایی است که سیستم ERP ماژول‌های مختلفی ایجاد و از این طریق، گردش کاری سازمان را خودکار و یکپارچه می‌کند، عملیات را پیگیری و تحلیل می‌کند و در نهایت باعث می‌شود فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان سریع‌تر و هوشمندانه‌تر باشد. 

ERP یک بسته نرم‌افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه‌حل کاملا انعطاف‌پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.

در یک تعریف کلی می‌توان گفت ERP یک راه‌حل نرم‌‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند. در واقع از طریق سیستم ای آر پی در یک سازمان بین واحدهای مختلف منابع انسانی، مالی، اداری، فروش و … یک نوع یکپارچگی اطلاعات ایجاد می‌شود. با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن یا به عبارت بهتر توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

همراه با رشد فناوری اطلاعات در سال‌های اخیر، بسیاری از کسب‌و‌کار‌ها برای حل مشکلات سیستمی خود از راهکار ERP استفاده می‌کنند. ERP به عنوان یک راهکار موثر نرم‌افزاری، قادر است با یکپارچه‌سازی اطلاعات و ایجاد بستری برای موثر کردن فرآیندها، سازمان را در مواجهه با تغییرات کسب و کار توانمند کرده و رقابت‌پذیری را در حد مطلوبی افزایش می‌دهد.

شرکت‌ها معمولا به این دلیل سراغ سیستم‌های ERP می‌روند که:

1. سیستم فعلی، سهولت مورد انتظار برای مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار را فراهم نمی‌کند. مثلا یک نرم‌افزار حسابداری را تصور کنید که توان پردازش حساب‌هایی با سطوح تفصیلی بیشتر یا متصل کردن آن‌ها به فرایندهای مدیریت موجودی کالا را ندارد.
2. با رشد کسب‌وکار شرکت، لزوم به‌کارگیری سیستمی که نیاز کمتری به دخالت مستقیم نیروی انسانی داشته باشد؛ پررنگ‌تر می‌شود. در نتیجه اعضای تیم می‌توانند زمان کمتری صرف کارهایی مانند پاسخگویی به پرسش‌های مشتریان کرده و زمان بیشتری صرف رسیدگی به شکایت‌های جدی‌‌تر مشتریان کنند.
   

مزایای ERP را می‌توان در سه دسته کلی تقسیم بندی کرد:

1. اثرات مستقیم و غیرمستقیم آن بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها: نرم‌افزار ERP از چند طریق باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این سیستم‌ها می‌توانند با اتوماتیک‌سازی و ساده کردن برخی فرآیندهای پیچیده‌ی کسب‌وکار، از زمان زیادی که صرف انجام کارهای ابتدایی و دم‌دستی می‌شود، صرفه‌جویی کنند. سیستم‌های ERP همچنین کمک می‌کنند تا فرآیندهای اضافه‌ای که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند، حذف شوند؛ عملکرد بخش‌های مختلف کسب‌وکار یکپارچه شود و آگاهی پرسنل و توانمندی آن‌ها برای انطباق بهتر با شرایط افزایش یابد. این ابزارهای برنامه‌‌‌ریزی، با پشتیبانی از فرآیندهای استاندارد و تکرارپذیر، می‌توانند باعث بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان شوند. با جایگزین کردن چندین نرم‌افزار با یک نرم‌افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت‌های سرویس‌دهنده داشت، کاهش می‌یابد و این امر در نهایت باعث کاهش هزینه‌های خرید لایسنس، یکپارچه‌سازی‌های مورد نیاز، مدیریت برنامه‌های کاربردی و کاهش نیاز به آموزش پرنسل برای کار با روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلف می‌شود. با انتخاب یک سیستم ابری سرویس‌دهنده وظیفه تجهیز و مدیریت زیرساخت‌ها، بهینه‌سازی و به‌روزرسانی سیستم را برعهده دارد، این امر کمک می‌کند مسئولیت‌های پرسنل بخش IT شرکت کاهش یابد.
2. فرصت‌های افزایش درآمد: سیستم‌های ERP با فراهم کردن زمینه‌ای برای اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آن‌ها، احتمال تعامل مجدد هر مشتری با کسب‌و‌کار را افزایش داده و باعث رشد فروش می‌شوند. به کمک ERP، تیم‌های مختلف می‌توانند با سرعت بیشتری پاسخگوی درخواست‌های مشتریان باشند. دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن به مشتری بهبود یافته و با ایجاد گزینه‌هایی برای اتوماتیک شدن هرچه بیشتر کارها، مشتریان را قادر می‌سازد تا هر زمانی که آمادگی لازم را داشتند، خرید کنند. سیستم‌ ERP با داشتن پایگاه داده‌ای مرکزی برای ذخیره تمامی داده‌های مالی شرکت، مدیران را در شناسایی سود‌آور‌ترین محصولات و خدمات کسب‌وکار، بهبود جریان نقدینگی و پیش‌بینی تقاضای مشتریان یاری می‌کنند.
3. بهبود اثربخشی کسب‌و‌کار: از مزایای سیستم‌ ERP، بهبود اثربخشی کسب‌وکار از طریق تسهیل و تسریع همکاری بخش‌های مختلف، مشخص کردن بهترین روش‌های انجام هر کار، ایجاد اتوماسیون بر مبنای آن و فراهم کردن داده‌های در لحظه از عملکرد شرکت به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از تیم‌های مختلف است. این سیستم‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا داغ‌ترین فرصت‌ها را شناسایی کنند و از آنها در تعیین استراتژی‌ها و اتخاذ تصمیم‌ها استفاده کنند. به کمک ERP، تیم‌ها می‌توانند به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از منابع مختلفی که قدمت و دقت متفاوتی دارند، داده‌های مشابه را با یکدیگر به اشتراک گذارند. هر سیستم ERP به محض پیاده‌سازی باید بتواند به بستری برای رشد و تحول کسب‌و‌کار تبدیل شود و پیشنهادهای جدیدی برای ورود سریع و آسان به بازارهای جدید ارائه کند.

بیشتر سیستم‌های ERP ساختاری ماژولار دارند؛ چنین ساختاری کسب‌و‌کارها را قادر می‌کند تا کار را با ماژول‌های کلیدی آغاز کنند و سپس با افزایش آمادگی، عملکرد خود را توسعه دهند و یا ماژول‌های خاصی که با نیازها و مشخصات صنعت و کسب‌وکارشان تناسب بیشتری دارد به سیستم خود اضافه کنند.

 سیستم‌های ERP، علاوه بر داشتن یک پایگاه داده اصلی، ویژگی‌ها و ابزارهای مختلفی را برای حسابداری و مدیریت مالی، تدارکات، کنترل زنجیره تامین، مدیریت تولید، مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت سفارشات و تامین و ارسال سفارشات در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهند. این ابزارها محدود به موارد فوق نیستند و این سیستم‌های پیشرفته‌ی برنامه‌ریزی پیشنهاد‌های مکملی در زمینه‌های تجارت الکترونیک، اتوماسیون خدمات حرفه‌ای و مدیریت منابع انسانی نیز به کسب‌و‌کارها ارائه می‌دهند. سیستم‌های ERP می‌توانند به قابلیت‌هایی برای تحلیل کسب‌و‌کار، هوش تجاری، یکپارچه‌سازی و اتوماسیون گردش کارها مجهز باشند و داشبورد‌هایی برای دسترسی و کنترل ساده‌تر در اختیار مدیران قرار دهند.

برای آنکه بتوانید نرم‌افزار ERP مناسبی انتخاب کنید، پیش از هر چیز اهداف و انتظارات‌تان را مشخص کنید. البته برای انتخاب و پیاده‌سازی یک سیستم ERP مناسب، بهتر است تمامی کسانی را که در استفاده از سیستم سهیم‌اند و از آن منتفع می‌شوند (و یا در صورت بروز هرگونه مشکلی در سیستم، آسیب می‌بینند)، مشارکت داده شوند.

اگر با سیستم ERP آشنایی کافی ندارید، از شرکت‌های ارائه‌دهنده این خدمات بخواهید تا اطلاعات کافی در اختیارتان بگذارند. برای این کار کافی است برای سرویس‌دهنده توضیح دهید که به دنبال چه چیزی هستید و دریابید که آن‌ها چه خدماتی می‌توانند در اختیار شما قرار دهند. در صورت تمایل، برای ارزیابی بهتر گزینه‌های موجود و تدوین درخواستی دقیق برای ارائه به سرویس‌دهنده، می‌توانید از مشاوران و متخصصان این حوزه کمک بگیرید.

در فرآیند انتخاب سرویس‌دهنده از میان مجموعه شرکت‌های ارائه‌دهنده ERP، می‌توانید چک لیستی درست کنید و جزییات خواسته‌هایتان درباره مسائلی همچون پشتیبانی فنی، فرآیندهای حل مشکل و هزینه‌ها را مشخص کنید.

در ادامه به مواردی اشاره شده است:

• بازه زمانی: پیاده‌سازی سیستم ERP چه مدت زمان طول خواهد کشید؟ برنامه زمان‌بندی دقیق این مرحله به چه صورت است؟ در مراحل پیاده‌سازی، چه منابعی باید فراهم شود؟ اختلالات عملکردی محدود به چه مواردی هستند و در چه صورت ممکن است با چنین اختلالاتی مواجه شویم؟
• شخصی‌سازی: تا چه میزان می‌توان سیستم را مطابق نیازها شخصی‌سازی کرد؟ انجام چنین شخصی‌سازی‌هایی چه زمانی ضروری است و چه زمانی می‌توان از ماژول‌ها، گزارش‌ها یا دیگر منابعی که در حال حاضر موجوداند و سرویس‌دهنده برای صنعت و کسب‌وکارهای مشابه ایجاد کرده استفاده کرد؟
• مدیریت پروژه: سرویس‌دهنده چگونه قرار است این پروژه را مدیریت کند؟ آیا فرد مشخصی رابط با آن شرکت خواهد بود؟ کدام اعضای تیم در فرآیند پیاده‌سازی این سیستم مشارکت خواهند داشت؟ سرویس‌دهنده چگونه در پیگیری و ردیابی روند پیشرفت پروژه کمک خواهد کرد؟ در صورت وجود مشکل چه کسی و در چه بازه زمانی پاسخگو است؟
• کاربردپذیری: تطبیق پذیری کاربران یکی از اساسی‌ترین قسمت‌های اجرای موفقیت‌آمیز یک سیستم ERP است. برای اینکه بتوان از برآورده شدن این شرط مطمئن شد، باید مشخص شود که کار با این سیستم تا چه اندازه برای کاربران نقش‌های مختلف، آسان و قابل درک است.
• هزینه‌های اشتراک: در توافقات اشتراک استفاده از این سیستم، ساختار هزینه‌های در نظر گرفته شده به چه شکل است؟ کدام هزینه‌ها را باید پیش‌پرداخت کرد و کدام هزینه‌ها در قالب پرداخت‌های ماهیانه انجام می‌شوند؟ رویکرد در نظرگرفته شده در بندهای قرارداد برای مواردی که نیاز به تغییر این هزینه‌ها باشد چگونه است؟ (مثلا افزایش مصرف یا …)
• هزینه‌های پروژه: آیا فرآیند پیاده‌سازی سیستم، مستلزم پرداخت هزینه‌های اضافی است؟ چه زمانی ممکن است هزینه‌‌‌های اضافه دیگری برای مشتریان لحاظ شود؟ کدام بخش‌های پروژه مستلزم توجه و اقدام از سوی شرکت است؟
• انتقال داده‌ها: در مورد انتقال داده‌های موجود چه چیزهایی باید بدانیم؟ آیا سازمان وظیفه دارد همراه شرکت سرویس‌دهنده، به بررسی و حل پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید، پاکسازی داده‌ها، حذف اضافات و داده‌های منقضی شده و … بپردازد؟
• به‌روزرسانی و نگهداری: چنانچه پس از پیاده‌سازی ERP، نیاز به ایجاد تغییری بود، باید چه کرد؟ فرآیند اضافه کردن ویژگی‌های جدید، تغییر تعداد کاربران، شخصی‌سازی گزارش‌ها و تغییراتی از این دست به چه صورت است؟ چه تغییراتی را توسط پرسنل شرکت می‌توان اعمال کرد. برای اعمال چه نوع تغییراتی باید از شرکت‌های سرویس‌دهنده، مشاوران و برنامه‌نویسان کمک گرفت؟ 
• انعطاف‌پذیری پلتفرم: آیا شرکت سرویس‌دهنده، ابزارهایی برای شخصی‌سازی بیشتر سیستم در اختیار شرکت قرار خواهد داد؟ آیا برنامه‌های کاربردی از پیش ساخته شده‌ای وجود دارند که بتوان با استفاده از آن، امکانات جدیدی به سیستم اضافه کرد؟
• آموزش: سرویس‌دهنده امکان برخورداری از چه نوع آموزش‌هایی را شامل آموزش‌های حضوری، آموزش از راه دور و یا در اختیار دادن منابع آموزشی مختلف برای شرکت فراهم خواهد کرد؟ دریافت چنین آموزش‌هایی رایگان است یا باید بابت آنها هزینه‌ای اضافی پرداخت شود؟ این آموزش‌ها هر چند‌وقت یکبار به‌روز می‌شوند و تا چه میزان پیشرفته خواهند بود؟
  

بسیاری از کسب و کار‌ها تصور می‌کنند یا آمادگی لازم برای داشتن یک سیستم یکپارچه ندارند یا بودجه کافی برای آن ندارند. ایجاد یکپارچگی بین واحد‌های مختلف به دلایلی از جمله از دست رفتن داده، فرآیند‌های دستی و افزایش خطا‌های کاربری، به مراتب سخت‌تر می‌شود.

در ادامه نشانه‌هایی مطرح شده که نشان می‌دهد کسب‌وکار شما آماده تغییر به سیستم‌ها و نرم افزار ERP ابری است:

1. به‌دست آوردن یک دید جامع از تمام واحد‌های کسب‌و‌کار‌ غیرممکن شده است. انتقال داده‌ها بین واحد‌های مختلف معمولا به‌ شکل دستی انجام می‌شود. این کار باعث می‌شود دوباره‌کاری و خطا‌های کاربری افزایش یابد. از طرفی واحد‌های مختلف کسب‌وکار مجبور می‌شوند از اپلیکیشن‌های متفاوتی برای پیش‌برد کارهای خود استفاده کنند. این موضوع معمولا ریسک عملیات شرکت را افزایش می‌دهد. بنابراین برنامه‌ریزی‌های بلند‌مدت، تحلیل روند‌ها، بودجه‌ریزی و تحلیل سود‌آوری سازمان بر پایه حدس و گمان خواهد بود و پیدا کردن اطلاعات واقعی و درست و مشاهده وضعیت کلی کسب‌و‌کار عملا ممکن نیست. از طرفی بخش‌های مختلف سازمان دائما با شرکت‌های عرضه‌کننده‌ی متفاوت درگیر هستند در نتیجه زمان زیادی را از دست می‌دهند.
2. موضوعاتی مانند پشتیبان‌گیری و امنیت داده‌ها دچار ریسک هستند. وقتی تمام اطلاعات مالی یک سازمان فقط در یک جا ذخیره شود و به‌شکل استاندارد فرآیند پشتیبان‌گیری انجام نشود ریسک امنیت اطلاعات سازمان افزایش می‌یابد. اگر حتی بخشی از اطلاعات سازمان به دلایلی مثل بلایای طبیعی، حمله ویروسی یا مواردی از این قبیل از بین رود سازمان با فاجعه مواجه می‌شود. نگرانی‌های دیگر، حمله بد‌افزار‌ها و سرقت داده‌ها است. اگر به هر دلیلی سرورتان دچار مشکل شود چقدر سریع می‌توانید داده‌های پشتیبان خود را بازیابی کنید؟
3. به‌روز‌رسانی سیستم و ارتقای آن فرآیندی زمان‌بر و هزینه‌بر است ارتقا سیستم به نسخه جدید‌تر فرآیندی هزینه‌بر و زمان‌بر است. بنابراین به‌روزرسانی سیستم همیشه در اولویت پایین‌تری قرار می‌گیرد. علاوه بر این، شرکت‌ها برای پیاده‌سازی و مدیریت فناوری‌های جدید با کمبود منابع روبرو هستند. بنابراین کارکنان و مشتریان از امکانات به‌روز شده سیستم محروم می‌شوند.
4. زمان لازم برای بازگشت سرمایه چقدر است؟ هدف هر سازمان در پیاده‌سازی نرم افزار ERP بهینه‌سازی فرآیندها و در نتیجه کاهش هزینه‌های سازمان و افزایش سود تحقق یافته است. به همین دلیل با توجه به هزینه‌های اولیه خرید سیستم‌های ERP، محاسبه سود احتمالی ناشی از پیاده‌سازی این نرم‌افزار در آینده و زمان لازم برای رسیدن به این سود، از اهمیت بالایی برخوردار است. برای خرید نرم‌افزار به هزینه زیادی نیاز است و بازگشت سرمایه حاصل از آن امکان دارد سال‌ها طول بکشد. از طرفی با وجود اینکه استفاده از سیستم‌های ERP بازدهی بالایی برای سازمان‌ها دارد، تعدادی از مدیران به دلیل هزینه ورود بالا، از خرید سیستم‌های ERP خودداری می‌کنند. بنابراین استفاده از سیستم ERP مبتنی بر ابر و پرداخت هزینه آن به‌شکل حق اشتراکی، نرخ بازگشت سرمایه را تا حدود زیادی افزایش و هزینه ورود را به مراتب کاهش می‌دهد.
5. برای بارگذاری گزارش‌ها به زمان زیادی نیاز است. وقتی که گزارش‌ها زمان طولانی برای بارگذاری نیاز داشته باشند این نشانه‌ای است که حجم داده‌ها برای پردازش بالا است. از طرفی وقتی تعداد مراحل دستی به نسبت فعالیت‌های سیستمی بیشتر شود، تعداد خطا‌های کاربری نیز افزایش می‌یابد. بنابراین گزارش‌ها قابل اعتماد نیستند.
6. به جای تمرکز بر نتایج کسب‌وکار زمان زیادی صرف فرآیند‌های مربوط به تامین و نگهداری زیر‌ساخت‌های تکنولوژی شده است. هر زمان که شرکتی قصد داشته باشد راهکار نرم‌افزاری جدید اضافه کند یا ارتقاء دهد، تامین زیرساخت‌های لازم برای آن از جمله الزامات اساسی است که معمولا هزینه زیادی را به سازمان تحمیل می‌کند. سرمایه‌گذاری‌های اولیه در سخت‌افزار و نرم‌افزار‌های on-premises و نگهداری از آن هزینه‌بر و زمان‌بر است. 

سرعت، انعطاف‌پذیری و صرفه‌جویی در هزینه با استفاده از سیستم ابری بسیار مطرح و پذیرفته‌شده است. اما این مزایا تا زمانی که نرم‌افزار‌ها یکپارچه نباشند هرگز به‌شکل کامل شناخته نمی‌شود. بنابراین استفاده از یک سیستم ابری به تنهایی کافی نیست. بلکه لازم است کل نرم‌افزار‌های واحد‌های مختلف را به‌شکل یکپارچه روی سیستم‌های ابری داشته باشید.

نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی (ERP) راهکاری برای برنامه‌ریزی و کنترل فعالیت‌های اصلی سازمان به شمار می‌رود. مفهوم ERP از آغاز پیدایش آن از سال ۱۹۹۰ تاکنون تغییرات زیادی داشته و مسیر رو به بهبودی را طی می‌کند. با این حال این تصور وجود دارد که راهکارهای ERP برای سازمان‌های کوچک و متوسط مناسب نیستند و تنها سازمان‌های بزرگ می‌توانند از منافع آن بهره‌مند شوند. این تصور بر این پیش‌فرض استوار است که استفاده از ERP نیازمند صرف هزینه‌های بالای زیرساختی و سخت‌افزاری است و برای نگهداری آن به نیروهای متخصص مستقر در سازمان نیاز است. افزون بر این موارد، تصور می‌شود با توجه به پویایی و رشد بالای سازمان‌های متوسط و کوچک، سیستم‌های ERP، نمی توانند پاسخ‌گوی نیازهای این سازمان‌ها باشند.

امروزه، با ظهور فناوری‌های نوین در صنعت فناوری اطلاعات، بسیاری از این محدودیت‌ها بر طرف شده و شرایط استفاده از مزیت‌های راهکارهای ERP برای بهبود فرآیند تصمیم‌‌گیری مدیران در زمینه‌ی همه‌ی منابع در سازمان‌های کوچک و متوسط فراهم شده است.

یکی از این‌فناوری‌ها که در رفع این محدودیت‌ها نقش اساسی ایفا می‌کند، فناوری رایانش ابری (Cloud Computing) است. از زمان ارائه‌ی راهکارهای ابری، این فناوری با استقبال خوب کسب‌وکارهای کوچک و متوسط روبرو شده و این شرکت‌ها، تمایل بیشتری به، به‌کارگیری سیستم های ابری نسبت به خرید نرم افزار و استقرار آن روی سرورهای داخلی خود دارند.

در ادامه مهم‌ترین دلایل استقبال از راهکارهای ERP‌ ابری در شرکت‌های کوچک و متوسط را مرور می‌کنیم:

• کاهش هزینه‌ها: راهکارهای ERP که با فناوری رایانش ابری (Cloud) ارائه می‌شوند، از مدل SaaS استفاده می‌کنند. در این مدل، نیازی به تهیه‌ی سخت‌افزار و زیرساخت نیست، همچنین این راهکارها برای نگهداشت، نیاز به نیروهای متخصص در سازمان ندارند. با این فناوری، راهکارهای ERP روی سرورهای شرکت ارائه‌دهنده این راهکارها نصب می‌شود و وظیفه‌ی نگهداشت سیستم‌ها نیز به عهده ارائه‌کننده خدمت  است؛ شرکت‌هایی هم که می‌خواهند از این راهکارها استفاده کنند، بدون نیاز به خرید نرم‌افزار، متناسب با نیاز خود هزینه‌ی اشتراک پرداخت می‌کنند و از طریق اینترنت می‌توانند بدون محدودیت جغرافیایی از هر مکانی به راحتی از این راهکارها بهره ببرند.
• امنیت: در مدل‌های رایج ERP، اطلاعات روی سرورهای شرکت ذخیره می‌شوند و مسئولیت حفاظت از آن‌ها به عهده‌ی خود شرکت است.  این کار به دلیل هزینه‌ی بالا و ریسک هک شدن توسط هکرهایی که دقیقا می‌دانند  اطلاعات کجا ثبت و نگهداری می‌شود، بسیار دشوار است. اما در راهکارهای مبتنی بر رایانش ابری (Cloud)، اطلاعات روی سرورهای ارائه‌دهنده سرویس ذخیره می‌شوند. این سرورها با بالاترین استانداردهای امنیتی حفاظت می‌شوند و امکان هک شدن آن‌ها بسیار پایین است. همچنین از این اطلاعات به صورت دوره‌ای نسخه‌ی پشتیبان تهیه می‌شود و به‌دلیل نگهداری در نقاط مختلف، ریسک از دست دادن اطلاعات حتی بر اثر بلایای طبیعی و حوادث غیرمترقبه از بین می‌رود. این دلایل سبب می‌شود ریسک‌های امنیتی در راهکارهای ابری به حداقل برسد. برای درک بهتر تفاوت این دو روش حفظ امنیت اطلاعات،  امنیت نگهداری یک دارایی ارزشمند در صندوق امانات یکی از بانک‌های سوییس  را با امنیت یک گاوصندوق در منزل مقایسه کنید.
• انعطاف‌پذیری: یکی از محدودیت‌های به‌کارگیری راهکارهای ERP در شرکت‌های کوچک و متوسط انعطاف‌پذیری پایین و هزینه‌ی بالای توسعه‌ی آن است. دلیل این محدویت این است که سازمان‌ها نیاز به تامین زیرساخت و خرید حق امتیاز نرم‌افزار دارند و در صورت تغییر نیاز سیستمی، همه‌ی این هزینه‌ها باید دوباره انجام شوند. در راهکارهای ابری، به دلیل اینکه نیازی به تهیه‌ی زیرساخت و خرید حق امتیاز نرم‌افزار نیست، هزینه‌های راه‌اندازی در آن‌ها به شدت کاهش می‌یابد و در صورت نیاز به تغییر، به راحتی می‌توان تعداد کاربر را تغییر داد و بدون دغدغه در مورد هزینه‌های توسعه‌ی زیرساخت، با کمترین هزینه‌ی ممکن سیستم‌های جدید را به سیستم‌های موجود متصل کرد.

مجموعه‌ی این مزایا شرایطی را فراهم کرده که کسب‌و‌کارهای متوسط و کوچک، از این راهکارهای مبتنی بر رایانش ابری (Cloud) استقبال کنند و با خیال  آسوده درخصوص مدیریت فرایندهای سازمانشان، روی اهداف توسعه کسب‌و‌کار خود تمرکز کنند.

ویراوب با ارائه پلتفرم ابری ERP خود به کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط کمک کرده است با هزینه‌ای کمتر از یک نرم افزار یکپارچه سازمانی استفاده کنند. ویراوب ابری شامل مجموعه‌ای از نرم افزارهای حسابداری ابری ، تدارکات و لجستیک ابری، نرم‌افزار فروش، مدیریت منابع انسانی، خرده‌فروشی، سیستم بهای تمام شده و داشبوردهای مدیریتی ابری است.

اودوو ۱۶ شامل ماژول‌های زیر است:

• حسابداری
• فروش
• خرید
• مدیریت موجودی
• تولید
• منابع انسانی و حقوق و دستمزد
• CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)
• بازاریابی
• مدیریت پروژه
• تجارت الکترونیک
• خدمات پس از فروش و پشتیبانی

یکپارچگی کامل: همه بخش‌های سازمان در یک سیستم متصل هستند.

اتوماسیون فرآیندها: کاهش نیاز به ورود دستی اطلاعات و افزایش بهره‌وری.

رابط کاربری بهبود‌یافته: در نسخه ۱۶، عملکرد سریع‌تر و تجربه کاربری بهتری ارائه شده است.

منبع باز (Open Source): امکان سفارشی‌سازی و توسعه بر اساس نیازهای سازمان.

گزارش‌گیری پیشرفته: داشبوردهای تحلیلی و گزارش‌های دقیق برای تصمیم‌گیری بهتر.

اودوو ۱۶ نسبت به نسخه‌های قبلی بهبودهای متعددی داشته است:

• سرعت عملکرد افزایش یافته است.
• گزارش‌گیری و داشبوردها بهینه شده‌اند.
• ویژگی‌های جدید در CRM، فروش و انبارداری اضافه شده‌اند.
• ماژول‌های جدید برای مدیریت بهتر منابع و فرآیندهای مالی ارائه شده‌اند.

برای پیاده‌سازی ERP اودوو ۱۶، مراحل زیر توصیه می‌شود:

1. نیازسنجی: بررسی نیازهای سازمان و مشخص کردن ماژول‌های موردنیاز.
2. نصب و پیکربندی: نصب اودوو بر روی سرور یا استفاده از نسخه ابری.
3. شخصی‌سازی و توسعه: اضافه کردن ماژول‌های سفارشی بر اساس نیاز سازمان.
4. آموزش کاربران: برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان.
5. پشتیبانی و نگهداری: دریافت پشتیبانی برای رفع مشکلات احتمالی.

نسخه Community رایگان است اما برخی امکانات محدود دارد.

نسخه Enterprise دارای هزینه اشتراک سالانه است که بر اساس تعداد کاربران و ماژول‌های انتخابی تعیین می‌شود.

بله، اودوو یک سیستم منبع باز است و امکان سفارشی‌سازی از طریق توسعه ماژول‌های جدید و تغییر کدهای موجود را فراهم می‌کند.

خیر، اودوو ۱۶ برای صنایع مختلف مانند تولید، تجارت، خدمات، رستوران، ساخت‌وساز، آموزش، سلامت و بسیاری دیگر قابل استفاده است.

• استفاده از پروتکل‌های رمزنگاری SSL
• سیستم مدیریت دسترسی کاربران
• بکاپ‌گیری منظم از داده‌ها
• به‌روزرسانی‌های امنیتی مداوم

CRM (Customer Relationship Management) یک نگرش و بخشی از استراتژی کسب‌و‌کار یا بازاریابی است و به دنبال ایجاد، حفظ، توسعه و تعمیق رابطه با مشتریان در طول چرخه عمر مشتری است. هدف CRM افزایش فروش و سودِ مقطعی نیست. 

مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM با گردآوری داده‌های مشتری از کانال‌های مختلفی مثل وب‌سایت، تماس تلفنی، گفت‌و‌گوی زنده، شبکه‌های اجتماعی و... به شما کمک می‌کند تا تک‌تک مشتریان و ترجیحات و دغدغه‌های آن‌ها را بشناسید، آن‌ها را دسته‌بندی کنید، با آن‌ها ارتباط بگیرید، رفتارهای او را درک و تجربه خرید خوبی را برای او فراهم کنید.

علاوه بر این، CRM باعث می‌شود تا نقاط ضعف و قوت کسب‌وکار خود را بهتر بشناسید، روی آن‌ها تمرکز کنید و بتوانید برای حل آن‌ها تصمیم‌گیری کنید. در واقع مدیریت ارتباط با مشتری با بهینه‌سازی فرآیند بازاریابی، فروش و پشتیبانی به دنبال جلب رضایت مشتری و افزایش سود‌دهی در طولانی‌مدت است.

استفاده از CRM در سازمان به شما کمک می‌کند هم به مشتری ارزش دهید و هم برای او ارزش ایجاد کنید. 

CRM در تیم فروش باعث شناخت بهتر و درک مشتری می‌شود؛ به تیم مارکتینگ در پیش‌بینی‌های دقیق‌تر کمک می‌کند؛ تیم پشتیبانی با استفاده از CRM می‌توانند، گفت‌و‌گوها و ارتباطات با مشتری را از کانال‌های مختلف پیگیری کنند و تعامل سازنده‌تری با آن‌ها داشته باشند و در نهایت CRM به تیم منابع انسانی کمک می‌کند تا بر عملکرد کارکنان نظارت داشته باشند.

مزایای فراوانی در استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری وجود دارد که فراتر از تسهیل عملیات روزانه کسب و کار می‌باشد. این نرم افزار نه تنها به کسب و کارها کمک می‌کند که اطلاعاتشان را ذخیره و تغییرات آن‌ها را دنبال نمایند، بلکه منجر به توسعه فروش در طولانی مدت نیز خواهند شد. این نرم افزارها می‌توانند نقش بسزایی در صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های سازمانی داشته باشند و کارایی و تاثیر تیم‌های فروش را ارتقا دهند. مهم‌ترین مزایای استفاده از CRM را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:

• صرفه‌جویی در زمان
• صرفه‌جویی در هزینه بازاریابی و تبلیغات موثر
• افزایش راندمان و بهبود عملکرد
• افزایش فروش و مدیریت کامل سازمان

یکی از خدمات ویژه اودوونیکس، ارائه نرم‌افزار CRM برای واحد فروش بوده است، کارشناسان فروش با بهره‌گیری از نرم‌افزار CRM اودوونیکس قادر خواهند بود تا روندهای پیگیری فروش را مدیریت نمایند و محتوای مناسب را در زمان مناسب در اختیار مشتریان بگذارند. 

این خدمت کمک شایانی جهت ایجاد مسیرهای ارتباطی مناسب و پیدا کردن سرنخ‌های جدید کرده است که نتیجه آن بهبود روند فروش سازمان خواهد بود. بخش جذاب نرم افزار CRM آن است که این سیستم می‌تواند به صورت خودکار مدیریت فروش را بر عهده گیرد. 

نرم افزار CRM با در اختیار گذاشتن اطلاعات کامل مخاطب و سابقه خرید و فروش‌های او، می‌تواند منجر به تسهیل فعالیت‌ها و همچنین کمک به تیم فروش برای انجام درست فعالیت‌هایشان گردد. همچنین این نرم‌افزار امکان صدور فاکتور و پیش فاکتور را بصورت اتوماتیک در اختیار کاربران قرار می‌دهد. شایان ذکر است که این محصول با سایر سیستم‌های ERP کاملا یکپارچه می‌باشد.

نرم‌افزار CRM تحت وب اودوونیکس برای پیشبرد استراتژی‌های بازاریابی سازمان شما ابزارهای مناسبی را در نظر گرفته است. با امکانات این ابزارها می‌توانید اطلاعاتی مفید از بازار و نیاز مشتری به دست بیاورید و با توجه به اهداف و چشم‌اندازهای سازمان، اطلاع‌رسانی‌های لازم را انجام دهید و ارتباطات خود با مشتریان را به مراحل منتهی به فروش برسانید. 

نرم‌افزار CRM اودوونیکس امکان رصد رفتار مخاطبین را با استفاده از رسانه‌های مختلف فراهم می‌آورد تا در مواقع موردنیاز محتوای مناسب در اختیار آن‌ها قرار بگیرد. یکی از کاربردهای نرم افزار CRM برای بازاریابی و تبلیغات اجرای هدفمندتر کمپین‌های تبلیغاتی است.

به منظور وفادارسازی و رضایتمندی مشتریان، وجود دو ابزار در شرکت‌ها ضروری است: خدمات پس از فروش و باشگاه مشتریان. نرم‌افزار CRM اودوونیکس با در اختیار گذاشتن این دو ابزار، نه تنها به دسته‌بندی مشتریان و افزایش رضایت آن‌ها کمک خواهد کرد، بلکه با ایجاد رغبت و انگیزه خرید، مشتریانی وفادار برای سازمان حاصل خواهد شد.

از طریق نرم‌افزار CRM اودوونیکس برای هر مشتری یک پرونده در سیستم ایجاد می‌شود و کلیه تماس‌ها و سوابق بصورت رکوردهای مستقل به پرونده اضافه می‌گردد. تمامی اطلاعات مشتریان با یک کلیک وارد شده و می‌توان ثبت و بایگانی اطلاعات مشتریان و همکاران (اعم از حقیقی و حقوقی) و ثبت وظایف و درخواست‌های موردنیاز مخاطب خاص را با تمام جزئیات سوابق انجام داد تا تاریخ‌های مهم فراموش نشوند.

این پایگاه داده (data base) قابلیت همگام‌سازی با تمام فرآیندها را داشته و تمام اطلاعات و جزئیات مخاطب را ذخیره می‌کند. از سوی دیگر دریافت گزارش‌ها و اطلاعات لحظه‌ای نیز از امکانات اینگونه نرم‌افزارها می‌باشد. این فرآیند در مورد صدور پیش فاکتور، فاکتور و قیمت‌ها نیز صادق است.

مرکز تماس تلفنی نه تنها برای بازاریابان آنلاین، مارکترهای تلفنی و تمام کسب و کارهایی که تلفن، راه اصلی تماس آن‌ها با مشتریان است، بلکه برای هر شرکت که در آن از تلفن استفاده می‌کند کاربرد دارد. مرکز تماس تلفنی تمامی تماس‌های ورودی و خروجی را از مشتریان جدید تا قدیمی، در یک فضای ابری دریافت و ذخیره می‌کند. 

بدین وسیله کاربران و مسئولان قادرند به طور اختصاصی به هر مشتری رسیدگی کنند. محصول مرکز تماس تلفنی در CRM، با یکپارچگی با این نرم‌افزار و ارائه قابلیت برقراری ارتباط با تمامی مراکز تماس اعم از خطوط شهری، سانترال و VOIP، به شما کمک می کند تا حتی یک مشتری را نیز از دست ندهید. با محصول تماس تلفنی به اطلاعات و سوابق تماس‌های ورودی، خروجی و از دست رفته و جزئیات هر تماس از جمله ثبت مسیر گردش دسترسی پیدا خواهید کرد.

• کاربری آسان
• قابلیت سفارشی‌سازی
• قابلیت یکپارچگی و هماهنگی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی
• قابلیت مدیریت کامل چرخه‌های کاری
• دسترسی از هر مکان و در هر زمان
• امنیت کامل اطلاعات
  

• قدم اول: نرم‌افزار CRM یک شبکه از کاربران و مدیران با سطوح دسترسی مختلف را ایجاد می‌کند. افراد در این شبکه قادرند اطلاعات پایه‌ای مخاطبان مانند نام، شماره تلفن، ایمیل، وب سایت و … را در پروفایل هر کدام ثبت کنند. سایر اطلاعات و جزئیات مربوط به مکاتبات و ملاقات‌ها نیز می‌تواند به این بخش اضافه گردد.

• قدم دوم: کاربران نرم‌افزار CRM قادر خواهند بود این اطلاعات را وارد چرخه‌های مختلف مانند تبلیغات، بازاریابی و فروش کنند. این قابلیت باعث می‌شود تا کاربران با شناخت بیشتر مخاطبان و مشتریان بتوانند واکنش‌های صحیح‌تری نسبت به نیازهای آن‌ها نشان دهند.

یکپارچگی برای سیستم‌های CRM موضوع مهمی تلقی می‌شود، چراکه به CRM توانایی ایجاد دانش مفید را می‌دهد. به عنوان مثال، فرض کنید CRM شرکت با یک سیستم حسابداری یکپارچه ‌شود و بتواند داده‌های آنی از وضعیت مالی شرکت را در معرض نمایش قرار دهد. در این صورت، شرکت قادر به تشخیص این موضوع خواهد شد که در شرایط کنونی مالی شرکت، چه نوع تعاملات و قراردادهایی به شرکت کمک بیشتری خواهند کرد. همچنین این اطلاعات می‌تواند به مدیران فروش کمک کند تا با هدف قرار دادن آن دسته از مشتریان بالقوه‌ای که پذیرای پیشنهادات جدید هستند، نرخ تبدیل بهتری داشته باشند.

همچنین یکپارچگی با CRM به‌واسطه ثبت هر نوع تعامل صورت گرفته با مشتری، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا سود خود را به حداکثر برسانند. یکپارچگی‌های صورت گرفته با CRM می‌توانند این اطمینان را فراهم آورند که همه فعالیت‌های فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری به طور مؤثری ساده شده‌اند. به این ترتیب، کمپین‌های بازاریابی را می‌توان با منابع کمتر و حاشیه سود بالاتر و سریعتر اجرا کرد.

یکپارچگی با CRM همچنین به کسب و کارها کمک می‌کند تا مشتریان خود را بهتر درک کرده و یک استراتژی بازاریابی قدرتمند ایجاد کنند. البته که این موضوع با عنوان دید 360 درجه شناخته شده و در آن از تمام ویژگی‌ها و تعاملات مشتری در تمام کانال‌های ارتباطی بهره گرفته می‌شود.

یکپارچگی‌های CRM همچنین به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا:

• نیاز به وارد کردن دستی داده‌ها و به‌‌روزرسانی سوابق یک به یک از بین برود.
• با بازیابی و مدیریت سریع داده‌ها، تعاملات مشتری بهبود یابد.
• دید جامع‌تری از مشتریان در سراسر کانال‌های اجتماعی به دست آید.
• تنها با یک راه‌حل تجاری، کارآمدتر و مؤثرتر شوند.

یکپارچگی CRM با سیستم ایمیل یکی از قدرتمندترین مؤلفه‌های تحول هر کسب و کاری است. این یکپارچگی به کاربران اجازه می‌دهد تا ایمیل‌های شخصی‌سازی شده را برای مشتریانی که توسط CRM تقسیم‌بندی شده‌اند، ارسال کنند. نرم افزار CRM همچنین می‌تواند با خدمات ایمیل نیز یکپارچه شود، بدین معنا که می‌توان از طریق داشبورد CRM هر یک از مخاطبین، اقدام به ارسال و مدیریت ایمیل نمود.

نرم افزار CRM همچنین به کاربران این امکان را می‌دهد که در صورت انجام اقدامی خاص یا رسیدن به شروط از پیش تعیین شده، به صورت خودکار اقدام به ارسال ایمیل‌ نماید. چنین امکانی به شرکت اجازه می‌دهد در هر مرحله از گردش کار CRM، بتواند جریان‌های کاری (Work Flow) و شروط مختلفی برای ارتباط بین نمایندگان فروش و مشتریان تنظیم کند و بر اساس آنها مدیریت امور را پیش ببرد.

به عنوان مثال، نرم افزار CRM می‌تواند به طور خودکار امتیاز مشتری را هنگامی که به تمام ایمیل‌های شما پاسخ می‌دهد، تغییر دهد، و یک کمپین پروموشن برای وی ارسال کند. البته که در صورت تنظیم چنین شرایطی، لازم نیست به صورت دستی هیچ کدام از این کارها را انجام دهید.

با یکپارچگی میان CRM و سیستم رویدادهای تقویم ضمن صرفه‌جویی در زمان، تجربه تنظیم جلسات مختلف کاری را بهینه می‌کنید. این یکپارچگی صورت گرفته با CRM به شما این امکان را می‌دهد تا تنها از طریق یک داشبورد به تمام وظایف تعریف شده و برنامه‌های قرار ملاقات خود دسترسی داشته باشید. این موضوع باعث می‌شود تا تخصیص وظایف و زمان جلسات آنها به سایر اعضای تیم یا همکاران بسیار آسان‌تر گردد.

در حالی که نرم افزارها و اپلیکیشن‌های تقویم به شما این امکان را می‌دهند که قرار ملاقات‌ها را برنامه‌ریزی کنید، اما یکپارچگی آنها با CRM ویژگی‌های هوشمندانه بسیاری دیگری را نیز در اختیار قرار می‌دهد، از جمله:

• به‌روزرسانی آنی تقویم بر اساس در دسترس بودن افراد
• وجود پنجره‌های سفارشی برای تنظیم قرار ملاقات‌ها
• همگام‌سازی میان ایمیل و سیستم اعلام یادآوری قرار ملاقات‌ها

همچنین یکپارچگی با CRM باعث می‌شود تا به اشتراک‌گذاری تقویم در رسانه‌های اجتماعی بسیار آسان ‌شود.

یکپارچگی با وب‌سایت بخشی اساسی در سیستم‌های CRM است. این یکپارچگی به نرم‌افزار اجازه می‌دهد تا مستقیماً با وب‌سایت شما تعامل داشته و اطلاعاتی درباره بازدیدکنندگان سایت از جمله آدرس ایمیل و صفحاتی که زمان بیشتری در آن صرف شده، جمع‌آوری کند.

همچنین یکپارچگی CRM با وب‌سایت از طرق زیر به رشد کسب و کار شما کمک می‌کند:

• فراهم آمدن امکان ارسال ایمیل شخصی‌سازی شده‌، خبرنامه‌ و سایر پیام‌ها بر اساس ویژگی‌ها و اولویت‌های بازدیدکنندگان سایت
• امکان انتقال اطلاعات سرنخ یا مشتری به CRM برای امتیازدهی به آن
• خودکار شدن راه‌اندازی کمپین‌های تبدیل سرنخ، بر اساس رفتار آنها

یکپارچگی CRM با پلتفرم‌های شبکه‌های اجتماعی مانند تلگرام، توئیتر، لینکدین، اینستاگرام و ... به کاربران کمک می‌کند تا مخاطبان هدف را از آخرین اخبار کسب و کار، محصولات و پیشنهادات خود به‌روز نگاه دارند.

یکپارچگی CRM با رسانه‌های اجتماعی همچنین می‌تواند به شما در جمع‌آوری داده‌ها در مورد مشتریان و سرنخ‌های CRM کمک کند تا بتوانید بلافاصله پس از تعامل (فالو، کامنت، لایک و ...) وی با برند شما، آنها را پیگیری کنید.

علاوه بر این، یکپارچگی با CRM به کاربران اجازه می‌دهد تا به‌روزرسانی‌های صفحات اجتماعی را مستقیماً از داشبورد CRM مدیریت و ارسال کنند. همچنین به شما کمک می‌کند فیدهای اجتماعی را ردیابی کنید و با استفاده از برخی از قابلیت‌های CRM به مشتریان احتمالی پیام‌های مستقیم بفرستید.

هنگامی که نرم افزار CRM و پلتفرم‌های تجارت الکترونیکی با هم مرتبط باشند، CRM می‌تواند اطلاعات مشتریان را بر اساس رفتار آنها در صفحات تجارت الکترونیکی استخراج، تجزیه و تحلیل و گزارش دهد. چنین موضوعی به کسب و کار شما کمک می‌کند تا تجربه مشتری بی‌نظیری را ایجاد کنید.

CRMها به طور کلی در خلق و مدیریت بهتر تجربه مشتری به شرکت‌ها کمک می‌کنند، اما زمانی که با تجارت الکترونیک یکپارچه شوند، حتی می‌توانند سفارشات را دریافت کنند و خدمات صورتحساب را خودکار کنند. این مراحل را می‌توان به اتوماسیون گردش کار در بازاریابی متصل کرد تا برای مشتریانی که در پلتفرم تجارت الکترونیک خرید می‌کنند، بلافاصله پس از تکمیل فعالیت خود، ایمیل‌ها یا پیامک‌های شخصی و مرتبط ارسال شود.

CRMهای کامل و جامع حتی تلفن داخلی را نیز پشتیبانی می‌کنند، بنابراین می‌توان با سرنخ‌ها یا مشتریان با اولویت بالا بر اساس علایق خرید یا درخواست خدمات، از طریق CRM با آنها تماس گرفت.

یکپارچگی CRM با ERP به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا داده‌های CRM را با اطلاعات مشتریان و محصولات که از سیستم ERP قابل استخراج می‌باشد، یکپارچه کنند. چنین یکپارچگی باعث می‌شود تا دقت داده‌های CRM بهبود، هزینه‌های اجرای CRM کاهش و کارایی سیستم و فرآیند CRM افزایش یابد.

هنگامی که نرم افزار CRM با نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی یکپارچه شود، داده‌های CRM به طور خودکار در سیستم ERP نشان داده می‌شود. این به شما امکان می‌دهد تا جزئیات CRM، مانند اطلاعات تماس را در چارچوب سایر داده‌های مهم تجاری مانند جمعیت‌شناسی مشتری و سابقه حساب مشاهده کنید.

یکپارچه‌سازی نرم افزار CRM با سیستم ERP می‌تواند به شما کمک کند تا سریع‌تر و آسان‌تر به بینش‌های معنادار دست یابید. می‌توانید جزئیات کلیدی در مورد مشتریان را به همراه اطلاعات مهم در مورد کارفرمای وی (مانند درآمد سالانه یا تعداد کارمندان) را مشاهده کنید.

یکپارچگی دو طرفه میان CRM و ERP باعث می‌شود تا تغییرات ایجاد شده در یک سیستم روی سیستم دیگر نیز قابل مشاهده باشد. چنین انتقال داده‌ای بین دو سیستم یکپارچه باعث صرفه‌جویی در زمان و بهبود کارایی کسب و کار می‌شود. اگرچه به دلایل امنیتی، می‌توان یکپارچه‌سازی یک طرفه را نیز پیش برد.

یکپارچگی CRM با ابزارهای فروش همیشه خوب است، زیرا سیستم‌های CRM همواره از این قابلیت برخوردارند تا بتوانند داده‌های فروش و مشتری را جمع‌آوری کنند. نرم‌افزار CRM بر بهبود کارایی تجربه مشتری از سازمان تمرکز دارد. یکپارچگی CRM با ابزارهای اتوماسیون فروش باعث می‌شود تا فرآیند فروش به واسطه خودکارسازی برخی از ویژگی‌های CRM و کمک به نمایندگان فروش، بهبود یابد. 

به عنوان مثال، Starbucks از یکپارچگی میان CRM و اتوماسیون فروش نهایت استفاده را می‌برد. بدین صورت که این یکپارچگی به نمایندگان فروش کمک می‌کند تا بفهمند مشتریان چه نوشیدنی‌هایی را بیشتر دوست دارند و معمولاً به چه مکان‌هایی می‌روند. این موضوع باعث شده تا بیش فروشی (upselling) برای آنها بسیار آسان‌تر گردد.

یکپارچگی CRM با نرم افزار اتوماسیون بازاریابی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا تجربه مشتری خود را بهبود بخشند. یکپارچگی CRM به ایجاد ارتباط یکپارچه‌تر و سریع‌تر بین تلاش‌های بازاریابی و فروش کمک می‌کند. همچنین به‌روزترین اطلاعات در مورد سرنخ‌ها و مشتریان را در اختیار بازاریابان قرار می‌دهد.

یکپارچگی CRM با نرم افزار اتوماسیون بازاریابی، باعث می‌شود تا برای هر کمپین بازاریابی و براساس موقعیت‌های مختلف زمانی به داده‌های CRM دسترسی داشت. این امر بازاریابان را قادر می‌سازد تا سرنخ‌هایی را که پتانسیل مشتری شدن بالاتری دارند، شناسایی کنند. همچنین به بازاریابان کمک می‌کند تا با شناسایی تعاملات مهم مشتری برای فروش، نقشه‌های سفر مشتری ارزشمندتری را ایجاد کنند.

یکپارچگی هوش مصنوعی (AI) با CRM، باعث می‌شود تا بازاریابان درک جامع‌تری از رفتار سرنخ یا مشتری دریافت کنند. این کار از طریق سیستم امتیازدهی خودکار سرنخ انجام می‌شود، جایی که نرم‌افزار یکپارچه امتیازدهی سرنخ (Lead Scoring Software) برای بازاریابان و تیم‌های فروش این کار را انجام می‌دهد.

بر اساس این شیوه، سرنخ‌ها بر اساس علایق و تعاملات قبلی خود با وب سایت، ایمیل‌ها، وبلاگ‌ها، برنامه تلفن همراه، تلفن‌ها و رسانه‌های اجتماعی شرکت امتیازدهی می‌شوند. به این موضوع ردیابی مشتری نیز می‌گویند.

وقتی سرنخی جدید اضافه می‌شود یا سرنخ‌های موجود رفتارشان را تغییر می‌دهند، نرم افزار CRM یکپارچه با هوش مصنوعی تمام داده‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کند تا تعیین کند که سرنخ‌ها در موقعیت زمانی کنونی چقدر ارزشمند هستند (امتیاز می‌دهند) و چه نوع بازاریابی برای آنها بهتر عمل می‌کند.

به این ترتیب، کمپین‌های بازاریابی تعاملات بیشتری را به دست می‌آورند و تیم‌های فروش برای درک داده‌ها و رفتار مشتری برای طرح‌های هدفمند، مجبور نیستند چالش‌های بی‌شماری را پشت سر بگذارند. بر این اساس، درآمد بهبود می‌یابد، فروش بالا می‌رود و نتیجه تیم فروش یا بازاریابی بسیار بهتر به نظر می‌رسد.

با وجود چالش‌های یکپارچه‌سازی، شکی نیست که یکپارچگی‌های CRM ارزش دنبال کردن را دارند زیرا می‌توانند به خدمات بهتر به مشتریان منجر شوند. آنها همچنین به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا داده‌های بیشتری را نسبت به قبل جمع‌آوری کنند.

CRM کسب و کارها را مستقیماً با مشتریان مرتبط می‌کند تا هیچ سیستم دیگری نتواند مانع انتقال داده‌های حیاتی شود. به همین دلیل، CRM نقشی کلیدی در اکثر استراتژی‌های خدمات مشتری ایفا می‌کند و در آینده نیز به شدت مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

دلایل زیادی وجود دارد که چرا باید به یکپارچگی با CRM اهمیت دهید. آنها اغلب منجر به سطوح بالاتر بهره‌وری کارکنان و نتایج کلی بهتر برای سازمان می‌شوند. به ویژه، این یکپارچگی‌ها به کارمندان کمک می‌کند تا به طور مؤثرتری کار کنند و فرآیندهای تجاری مانند فروش، بازاریابی یا استخدام را سرعت بخشند.

یکپارچگی‌های CRM همچنین باعث کاهش تأخیرها در پاسخگویی به مشتریان می‌شوند. آنها همچنین دید وسیعی را در تعاملات با مشتری فراهم می‌کنند که در صورت استفاده از تنها یک سیستم، چنین بینشی خلق نمی‌شد.

یکپارچگی‌های CRM می‌توانند تجربه مشتری را تقویت کنند زیرا بسیاری از مشکلات مربوط به استفاده معمولی CRM  را حل می‌کنند. با این حال، برای اطمینان از یکپارچگی‌های CRM  انجام شده و مطابقت آن با اهداف تعیین شده، می‌توان آنها را به صورت شخصی‌سازی شده پیش برد. در واقع، بسیاری از یکپارچه‌سازی‌های CRM را می‌توان برای برآورده کردن الزامات خاص کسب‌وکار سفارشی کرد، بنابراین قبل از متعهد شدن به هر رویکرد خاص، تحقیقات خود را درخصوص بررسی جنبه‌های مختلف آن انجام دهید.

اودوو 16 با بهبودهای متعددی در ماژول CRM همراه است که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• رابط کاربری مدرن و بصری: این رابط کاربری جدید به کاربران امکان می‌دهد فعالیت‌های خود را به‌صورت فرصت‌ها سازمان‌دهی کرده و گزارش‌های فروش را با سرنخ‌های بالقوه ببندند.
• سازگاری با دستگاه‌های همراه: رابط کاربری اودوو 16 به‌گونه‌ای طراحی شده است که کاربران می‌توانند در هر مکان و زمانی از طریق دستگاه‌های همراه به آن دسترسی داشته باشند.
• کاهش نیاز به ورود داده‌ها: با امکاناتی مانند تولید خودکار سرنخ‌ها از طریق ایجاد کمپین‌ها و ارسال ایمیل‌های معتبر، نیاز به ورود دستی داده‌ها کاهش یافته است.
• تشخیص GeoIP: این ویژگی با دریافت آدرس IP بازدیدکننده، اطلاعات جغرافیایی مانند کشور، ایالت و شهر را شناسایی می‌کند.
• مدیریت فعالیت‌ها و تماس‌ها: امکان برنامه‌ریزی و ردیابی فعالیت‌ها برای اعضای تیم فروش و ثبت آن‌ها در گفت‌وگوی فرصت‌ها فراهم شده است.
• سفارشی‌سازی مراحل: کاربران می‌توانند مراحل فروش را مطابق با نیازهای خود سفارشی‌سازی کرده و فرصت‌ها را به‌صورت ساختاریافته ارائه دهند.
• هماهنگی اقدامات بعدی: با برنامه‌ریزی عملیات بر اساس فرصت‌ها و فعالیت‌های از پیش تعریف‌شده، می‌توان اقدامات بعدی را هماهنگ کرد.
• ثبت تماس‌ها و برنامه‌ریزی جلسات: امکان برقراری تماس‌های VoIP با مشتریان و برنامه‌ریزی جلسات با همگام‌سازی تقویم گوگل و دستگاه‌های همراه فراهم است.
• نمایش 360 درجه: کاربران می‌توانند در یک صفحه، اطلاعات کاملی از بازدیدهای وب، ایمیل‌ها، جلسات، سفارش‌های قبلی و اقدامات بعدی را مشاهده کنند.

در اودوو 16، می‌توانید سرنخ‌های جدید را به روش‌های زیر ایجاد کنید:

• تولید سرنخ از طریق کمپین‌ها: با ایجاد کمپین‌های بازاریابی و ارسال ایمیل‌های معتبر، سرنخ‌ها به‌صورت خودکار تولید می‌شوند.
• وارد کردن سرنخ‌ها: امکان وارد کردن سرنخ‌های احتمالی با استفاده از فایل‌های اکسل و تطبیق ستون‌ها وجود دارد.
• تشخیص GeoIP: با استفاده از این ویژگی، می‌توانید سرنخ‌ها را بر اساس موقعیت جغرافیایی بازدیدکنندگان وب‌سایت شناسایی کنید.

در اودوو 16، می‌توانید فعالیت‌های مرتبط با فرصت‌ها را به روش‌های زیر مدیریت کنید:

• برنامه‌ریزی فعالیت‌ها: می‌توانید فعالیت‌های مختلف را برای هر فرصت تعریف و برنامه‌ریزی کنید.
• ثبت فعالیت‌ها در گفت‌وگوی فرصت: امکان ثبت فعالیت‌ها در بخش گفت‌وگوی هر فرصت با استفاده از عملیات از پیش تعریف‌شده وجود دارد.
• ردیابی و تحلیل فعالیت‌ها: مدیران می‌توانند فعالیت‌های تیم فروش را ردیابی، تحلیل و ثبت کنند تا از پیشرفت کارها مطلع شوند.

در اودوو 16، می‌توانید مراحل فروش را مطابق با فرآیندهای کسب‌وکار خود سفارشی‌سازی کنید. این امکان به شما اجازه می‌دهد تا مراحل مختلف فروش را تعریف کرده و فرصت‌ها را به‌صورت ساختاریافته مدیریت کنید.

هر چند ERP و CRM ممکن است دو نرم‌افزار جداگانه دیده شوند اما در حقیقت CRM بخشی از ERP است و مشتمل بر آن دسته از فعالیت‌های شرکت یا یک کسب و کار حساب می‌شود که با مشتریان در ارتباط است. پلتفرم ERP ویراوب در دل خود شامل CRM نیز می‌باشد و این امر باعث یکپارچگی هر چه بیشتر این دو بخش اساسی است.

بله؛ 

تمامی پلتفرم‌های ابری در سراسر جهان مشمول هزینه‌هایی جهت نگهداری و پشتیبانی هستند. هزینه‌ها در پلتفرم اودوونیکس تا حد زیادی وابسته به مدل کسب و کار و گستردگی امور مد نظر آن است. اما در حالت کلی هزینه‌ها شامل هزینه‌های اولیه، هزینه‌های هاستینگ، هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی است. برای اطلاعات دقیق‌تر با ما تماس بگیرید.