سیستم مدیریت اسناد در Odoo

مدیریت صحیح اسناد در هر سازمانی بسیار مهم است. بدون توجه به نوع شرکت، وجود یک ابزار مدیریت کارآمد در جایی که استفاده گسترده از اسناد انجام می‌شود، ضروری است. امروزه، ما به جای استفاده از فایل‌های کاغذی، به سمت استفاده از اسناد دیجیتالی برای ذخیره داده‌ها حرکت کرده‌ایم. به دلیل دشواری‌های سازماندهی فایل‌های کاغذی، اسناد دیجیتال برای ثبت اطلاعات به سرعت محبوبیت یافته‌اند. علاوه بر این، استفاده از اسناد دیجیتال به بازیابی فوری اطلاعات کمک شایانی می‌کند. برای مدیریت همه این فرآیندها به یک سیستم مدیریت اسناد عالی نیاز داریم.

سیستم مدیریت اسناد به کاربران در ایجاد اسناد جدید، ذخیره فایل‌های مهم، مدیریت داده‌های ثبت شده، بازیابی اسناد و حفاظت از آنها کمک می‌کند. در یک سازمان تجاری، روزانه حجم عظیمی از اسناد دیجیتالی مانند قراردادهای تجاری، پیشنهادات، اسناد فروش، دستورالعمل‌های کارکنان، داده‌های مواد و غیره مدیریت می‌شوند. کاربران با استفاده از یک سیستم مدیریت، می‌توانند تمام فایل‌ها و داده‌های خود را به صورت یکپارچه سازماندهی کرده و هر زمان که نیاز داشتند به راحتی به آنها دسترسی پیدا کنند.

Odoo یک سیستم مدیریت اسناد بسیار کارآمد و مستقل ارائه می‌دهد. ماژول اسناد Odoo به شما کمک می‌کند تا انواع اسناد را مدیریت کرده و یک محیط بدون کاغذ در شرکت خود ایجاد کنید. این ماژول به گونه‌ای طراحی شده است که سازماندهی اسناد را آسان کرده و بازیابی و همکاری با سایر بخش‌ها را تسهیل می‌کند. همچنین این ماژول با بسیاری از ماژول‌های دیگر در Odoo قابل ادغام است که می‌تواند در زمان و تلاش شما صرفه‌جویی کند.

ماژول اسناد در Odoo با معرفی یک سیستم متمرکز برای ذخیره تمام داده‌ها، تلاش برای مدیریت صحیح اسناد را کاهش می‌دهد. کاربران می‌توانند داده‌ها را در قالب‌های عکس، ویدیو، URL و فرمت‌های PDF ذخیره کنند. این ماژول را می‌توان از فروشگاه برنامه Odoo نصب کرد. هنگامی که ماژول اسناد را باز می‌کنید، می‌توانید وارد داشبورد این ماژول شوید که حاوی پیش‌نمایشی از تمام اسناد ثبت شده در سیستم است.

با کلیک بر روی هر فایل، اطلاعات مختصری در مورد آن فایل خاص در سمت راست پنجره نمایش داده می‌شود.

آپلود و اشتراک‌گذاری فایل‌ها

با استفاده از دکمه "آپلود"، کاربران می‌توانند فایل‌های جدید را در سیستم بارگذاری کنند. پس از آپلود یک سند جدید، می‌توانید آن را با انتخاب فایل و کلیک بر روی دکمه "اشتراک‌گذاری" به اشتراک بگذارید. سپس به صفحه‌ای هدایت می‌شوید که در آن باید اطلاعات مربوط به فایل آپلود شده را وارد کنید.

در فیلدهای مشخص شده، می‌توانید نام، آدرس اینترنتی و تاریخ اعتبار را ذکر کنید. همچنین می‌توانید تعیین کنید که گیرنده فقط اجازه دانلود فایل را داشته باشد یا اینکه بتواند فایل را دانلود و آپلود کند. پس از تکمیل تمام فیلدها، می‌توانید روی "انجام شد" کلیک کنید تا این جزئیات ذخیره شوند.

کاربر می‌تواند با کلیک بر روی فایل خاص، گزینه‌هایی برای دانلود، اشتراک‌گذاری، جایگزینی، قفل کردن و تقسیم فایل را به صورت جداگانه پیدا کند. با استفاده از دکمه "افزودن برچسب" نیز می‌توان به راحتی برچسب‌های جدیدی به فایل اضافه کرد.

با کلیک بر روی دکمه "پیام" در سمت راست صفحه، می‌توانید گزینه‌هایی برای ارسال پیام به دنبال‌کنندگان اسناد، افزودن یادداشت‌های داخلی و مشاهده یا برنامه‌ریزی فعالیت‌های مرتبط با این فایل را مشاهده کنید.

ایجاد صفحه گسترده

می‌توانید از صفحات گسترده برای سازماندهی و تجزیه و تحلیل داده‌های مشابه در یک صفحه استفاده کنید. در بالای صفحه اصلی ماژول اسناد، می‌توانید دکمه "ایجاد صفحه گسترده" را ببینید.

با کلیک بر روی آن دکمه، وارد پنجره‌ای می‌شوید که شامل مدل‌های مختلف صفحات گسترده است. در اینجا باید یکی را برای ثبت داده‌های خود انتخاب کنید. پس از انتخاب یکی از مدل‌ها، می‌توانید جزئیات را اضافه کرده و پیوندهایی را به صفحه گسترده خود پیوست کنید.

این ماژول به شما اجازه می‌دهد تا تمام اقداماتی که می‌توان در یک صفحه گسترده اکسل انجام داد، به راحتی انجام دهید.

ارسال درخواست برای سند

برای دسترسی به سند خارجی توسط هم‌تیمی‌ها، مدیران یا کارمندان خود در یک شرکت، می‌توانید درخواستی را برای آنها ارسال کنید.

ارسال درخواست برای سند

برای ارسال درخواست دسترسی به سند خارجی توسط هم‌تیمی‌ها، مدیران یا کارمندان خود، تنها کاری که باید انجام دهید این است که اطلاعات مورد نیاز را در فیلدهای مشخص شده در صفحه‌ای که با کلیک بر روی دکمه "درخواست" از صفحه اصلی ماژول سند ظاهر می‌شود، وارد کنید. شما می‌توانید فیلدهایی برای افزودن نام درخواست، ذکر شخصی که به او درخواست می‌کنید، تاریخ سررسید و فضای کاری مشاهده کنید. همچنین مجاز به اضافه کردن برچسب به درخواست هستید. اگر می‌خواهید چند خط در مورد درخواست ارائه شده توضیح دهید، می‌توانید آن یادداشت‌ها را در کادر توضیحات وارد کنید.

افزودن پیوند

به جای اضافه کردن اسناد، می‌توانید پیوندهای خارجی را به این ماژول اضافه کنید. با استفاده از دکمه "افزودن پیوند"، می‌توانید URL هر فایلی را به ماژول سند اضافه کنید.

ثبت لینک

برای ثبت لینک در این ماژول، باید لینک و نام فایل را اضافه کنید.

متمرکز سازی فایل‌ها

در منوی پیکربندی ماژول سند، می‌توان گزینه‌های «متمرکز سازی فایل‌ها» را بر اساس فرآیندهای مختلف شرکت پیدا کرد. این گزینه‌ها به طبقه‌بندی و مستندسازی داده‌ها در فضاهای کاری مختلف کمک می‌کنند.

متمرکز سازی فایل‌ها

در منوی پیکربندی ماژول سند، می‌توانید فضاهای کاری برای منابع انسانی، محصولات، پروژه‌ها، استخدام و حسابداری را مشخص کنید. هر یک از این فضاهای کاری قابل تعریف هستند و شما می‌توانید برچسب‌های پیش‌فرض مشخص‌شده برای هر فضای کاری را متناسب با آن اضافه کنید.

ایجاد فضای کاری

با انتخاب "Workspace" از منوی Configuration، می‌توانید یک فضای کاری جدید ایجاد کنید. ایجاد یک فضای کاری برای هر دسته در اینجا آسان است.

بر روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید و سپس یک فرم برای پر کردن اطلاعات زیر ظاهر می‌شود:

-          نام فضای کاری

-          فضای کاری والدین (در صورت وجود)

-          شرکت

همچنین می‌توانید تگ‌های پیش‌فرض و سفارشی‌شده را در زیر تب داده شده اضافه کنید. همچنین این امکان را دارید که دسترسی نوشتن و خواندن را به طور جداگانه برای اقدامات سند مشخص کنید.

توضیحات

در تب توضیحات، کاربر می‌تواند یک توضیح سفارشی از فضای کاری جدید ایجاد شده اضافه کند.

برچسب‌ها

گزینه "Tag" در منوی پیکربندی ماژول سند به شما امکان می‌دهد برای هر دسته برچسب‌های جدیدی ایجاد کنید. شما می‌توانید تمام برچسب‌هایی که در منو تعریف شده اند را مشاهده کنید و همچنین با انتخاب تگ مربوطه، تگ موجود را ویرایش کنید.

هنگام ایجاد یک برچسب جدید، شما مجاز به اضافه کردن یک نام و فضای کاری برای برچسب خاص هستید و گزینه "افزودن یک خط" برای افزودن برچسب به این دسته در دسترس است.

الگوهای صفحه گسترده

ایجاد یک صفحه گسترده جدید، ویرایش صفحه گسترده موجود، و کپی کردن یک صفحه گسترده خاص را می‌توان با استفاده از این گزینه موجود در منوی پیکربندی انجام داد.

اشتراک‌گذاری و ایمیل

می‌توانید تمام جزئیات مربوط به پیوندها و نامه‌های اسناد مشترک را در این گزینه در تب پیکربندی مشاهده کنید.

جزئیات شامل فضای کاری، نام فایل، نوع اشتراک‌گذاری، جزئیات مجاز، نام سازنده و تاریخ ایجاد سند مشترک است.

اقدامات سیستم مدیریت اسناد بسیار موثرتر از زمان های قبلی است و کاربر می‌تواند با استفاده از ماژول سند در Odoo با خیال راحت و کارآمد تمام فایل‌های خود را مدیریت کند.